Assistante de direction (F/H)

Actual group; Martigues, Port-de-Bouc; Remote; EUR 25,000 - 32,000; Full time

Job summary

Actual group recherche un assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir les équipes travaux et le bureau d'études à Martigues. Vous identifierez les appels d’offres, préparerez les dossiers et veillerez au respect des délais sur les plateformes dématérialisées.

Vous serez également en charge du support à la direction et de la vie de l’agence: organisation des réunions, circulation des documents et gestion du courrier et des signatures électroniques.

Qualifications

• Maîtrise impérative du Pack Office (Word, Excel, Outlook, Teams) et excellente aisance avec les plateformes web / dématérialisation.
• Excellentes qualités rédactionnelles et orthographe soignée.
• Rigueur, grande réactivité, respect strict de la confidentialité et gestion fluide des priorités.

Responsibilities

• Support aux appels d’offres et au service Études: Identifier et veiller sur les appels d’offres cibles. Préparer et vérifier les dossiers de consultation (pièces administratives, validité des documents). Mettre en forme, contrôler et déposer les dossiers sur les plateformes dématérialisées dans le respect strict des délais.
• Support à la Direction et vie de l'agence: Préparer sur les plans administratif et logistique les réunions du CSE et rédiger les comptes rendus. Organiser et suivre les circuits de signature électronique. Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que l'accueil téléphonique.
• Gestion administrative opérationnelle: Préparer, transmettre et suivre les DICT (Déclarations d'Intention de Commencement de Travaux) et leurs récépissés. Passer et suivre certaines commandes administratives et de fournitures pour les équipes travaux via les outils internes. Réceptionner, traiter et assurer le suivi des contraventions liées à la flotte de véhicules. Garantir la mise à jour, la traçabilité et le classement numérique des documents légaux et administratifs de l'agence.

Skills

Pack Office maîtrise

Rigueur et réactivité

Qualités rédactionnelles

Tools

Dématérialisation / plateformes web

Job description

Rattaché(e) directement à la Direction d'agence, vous assurez un rôle clé et polyvalent au croisement des équipes travaux et du bureau d'études

Support aux appels d’offres et au service Études

• Identifier et veiller sur les appels d’offres cibles.
• Préparer et vérifier les dossiers de consultation (pièces administratives, validité des documents).
• Mettre en forme, contrôler et déposer les dossiers sur les plateformes dématérialisées dans le respect strict des délais.

Support à la Direction et vie de l'agence

• Préparer sur les plans administratif et logistique les réunions du CSE et rédiger les comptes rendus.
• Organiser et suivre les circuits de signature électronique.
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que l'accueil téléphonique.

Gestion administrative opérationnelle

• Préparer, transmettre et suivre les DICT (Déclarations d'Intention de Commencement de Travaux) et leurs récépissés.
• Passer et suivre certaines commandes administratives et de fournitures pour les équipes travaux via les outils internes.
• Réceptionner, traiter et assurer le suivi des contraventions liées à la flotte de véhicules.
• Garantir la mise à jour, la traçabilité et le classement numérique des documents légaux et administratifs de l'agence.

• Maîtrise impérative du Pack Office (Word, Excel, Outlook, Teams) et excellente aisance avec les plateformes web / dématérialisation.
• Excellentes qualités rédactionnelles et orthographe soignée.
• Rigueur, grande réactivité, respect strict de la confidentialité et gestion fluide des priorités.
• Une expérience dans le secteur du BTP / Travaux Publics est un vrai plus.