Assistant.e administratif et technique (H/F) - CDI - Paris (75)

Groupe OTE; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe OTE, bureau d’études pluridisciplinaire, recrute un(e) assistant administratif et coordination pour soutenir l’élaboration et le suivi des appels d’offres et la gestion des dossiers projets.

Titulaire d’un Bac+2 minimum et d’une première expérience; idéalement dans le secteur du bâtiment ou bureaux d’études. Bonne maîtrise du Pack Office et autonomie, esprit d’équipe appréciés.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum et une première expérience sur un poste similaire.
• Expérience souhaitée dans la constitution et le suivi de dossiers d’appels d’offres, idéalement au sein d’un bureau d’études bâtiment.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office).

Responsabilités

• Participation à l’élaboration et au suivi des dossiers d’appels d’offres de l’agence.
• Elaboration de dossiers administratifs inhérents aux projets (rédaction, frappe et mise en forme de documents, notamment de CCTP et DPGF).
• Sollicitation des entreprises et partenaires pour l’obtention des documents nécessaires.
• Réalisation de tableaux de suivi par projet, analyse des offres.
• Aide à la planification du département.
• Préparation et archivage de dossiers.
• Gestion de la mise à jour de documents et réglementations techniques.
• Missions de secrétariat: classement, standard téléphonique, courrier, notes, compte-rendu.

Connaissances

Bonne organisation

Autonomie et esprit d’équipe

Bonnes qualités relationnelles

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Pack Office

Description du poste

Bureau d’études tous corps d’état identifié comme spécialiste de la conception de bâtiments publics, tertiaires et industriels de haute technicité, notre société place l’humain au cœur de ses projets. Nous puisons dans la créativité et l’expertise de nos 320 talents pour concevoir les édifices qui abriteront les histoires de demain. Depuis plus de 60 ans, notre fonctionnement à travers un système d’actionnariat participatif interne garantit l’implication de tous au service des projets. A notre savoir-faire pluridisciplinaire et reconnu en maîtrise d’œuvre tous corps d’état, s’ajoutent nos compétences spécifiques dans 10 autres domaines, portées par les différentes entités du groupe.

En nous rejoignant, vous intégrerez un environnement dynamique et apprenant, où force de conseil, proactivité, esprit d’équipe et enthousiasme font partie des piliers de notre démarche « Smart Attitude » !

Missions

Vos Missions Comprennent Plus Particulièrement

• Participation à l’élaboration et au suivi des dossiers d’appels offres de l’agence.
• Elaboration de dossiers administratifs inhérents aux projets (rédaction, frappe et mise en forme de documents, notamment de CCTP- Cahier des Clauses Techniques Particulières et de DPGF – Décomposition du prix global et forfaitaire).
• Sollicitation des entreprises et partenaires pour l’obtention des documents nécessaires aux études et à la constitution des dossiers administratifs.
• Réalisation de tableaux de suivi, par projet, notamment analyse comptable des offres des entreprises.
• Aide à la planification du département.
• Préparation et archivage de dossiers.
• Gestion de la mise à jour de documents et réglementations techniques.
• Missions de secrétariat : classement, standard téléphonique, courrier, notes, compte-rendu, fournitures.

D’une manière générale, organiser le fonctionnement de l’agence et les flux de documents/informations en l’agence et le siège à Illkirch.

Statut

CDI – à pourvoir dès septembre

Formation et expérience

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau Bac+2 minimum et justifiez d’une première expérience sur un poste similaire. Une expérience dans la constitution et le suivi de dossiers d’appels d’offres, idéalement au sein d’un bureau d’études dans le secteur du bâtiment, serait appréciée.

Compétences et connaissances techniques

• Bonne connaissance des intervenants de la maîtrise d’œuvre
• Solides connaissances des termes techniques du bâtiment.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office).

La maitrise de l’anglais est un atout supplémentaire.

Savoir-être

• Bonne organisation
• Autonomie et esprit d’équipe
• Bonnes qualités relationnelles, avec des interlocuteurs variés (en interne et en externe)