Secrétaire de direction (H/F)

BUREAU D'ETUDES ET DE RECHERCHES POUR L'; Bordeaux; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

Bureau d'études techniques indépendant à Bordeaux (33) recherche un assistant du directeur d'agence. Sous la responsabilité du Directeur de l'agence, vous assurez le secrétariat et le soutien de l'équipe (responsable développement urbain, chef de projet, conducteur de travaux).

Vous êtes polyvalent(e) et autonome, vous participez au montage des dossiers, à l'accueil téléphonique, à la prise de rendez-vous et à la gestion de l'agenda.

Qualifications

• Expérience secrétariat et gestion d'agenda requise.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication.
• Capacité à travailler de manière autonome et polyvalente.

Responsibilities

• Effectue la détection des affaires et le suivi commercial via la lecture de revues spécialisées et le montage des équipes.
• Organise les réunions et entretiens de prospection avec les intervenants extérieurs (Architecte, entreprise, clients).
• Établit les dossiers de candidatures et d'offres avec l'appui du Directeur, du responsable développement urbain, ou Chef de projet.
• Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
• Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions ou leur mise en page et envoi.
• Gère l'agenda du directeur.
• Ouvre les nouvelles opérations dans BeCloud Affaires et sous PGI en respectant la procédure.
• Gère la partie contractuel (enregistrement, suivi, relance), y compris sous-traitance de l'ensemble du centre de gestion.
• Assure le classement et l'archivage des dossiers de l'agence (papier, informatique) en appliquant les procédures existantes.
• Participe à des missions transversales (tableaux de suivi de partenaires, gestion des entretiens des locaux, du matériel commun, etc...).

Skills

Polyvalence

Autonomie

Secrétariat

Gestion agenda

Accueil téléphone

Prospection commerciale

Tools

BeCloud Affaires

PGI

Job description

Bureau d'études techniques indépendant, fort de ses 320 collaborateurs, intervient dans la construction, l'aménagement, l'énergie, et l'environnement en tant que maître d'œuvre de conception et de réalisation. Recherche pour l'agence de Bordeaux (33) 1 assistant du directeur d'agence H/FSous la responsabilité du Directeur de l'agence, vous assurez le secrétariat du Directeur d'agence et de l'équipe en place (un responsable développement urbain, deux chefs de projet, un conducteur de travaux). A ce titre, vous êtes polyvalent(e) et autonome.

PRINCIPALES MISSIONS

• Effectue la détection des affaires par la lecture des revues spécialisées BOAMP, moniteurs, presse locale, participe au montage des équipes et au suivi commercial.
• Monte les réunions et entretiens de prospection commerciale avec les intervenants extérieurs (Architecte, entreprise, clients).
• Etablit les dossiers de candidatures et d'offres avec l'appui du Directeur, du responsable développement urbain, ou Chef de projet.
• Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
• Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions ou leur mise en page et envoi.
• Gère l'agenda du directeur.
• Ouvre les nouvelles opérations dans BeCloud Affaires et sous PGI en respectant la procédure.
• Gère la partie contractuel (enregistrement, suivi, relance), y compris sous-traitance de l'ensemble du centre de gestion.
• Assure le classement et l'archivage des dossiers de l'agence (papier, informatique) en appliquant les procédures existantes.
• Participe à des missions transversales (tableaux de suivi de partenaires, gestion des entretiens des locaux, du matériel commun, etc...).

En tant qu'assistant(e) des chefs de projet, conducteur de travaux :

• Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
• Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions.
• Gère l'agenda des chefs de projet.
• Assure le volet qualitatif des dossiers produits et coordonne la production papier.