Assistant (F/H)

Arcep; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Arcep recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer le secrétariat du Directeur et des unités régulation des marchés mobiles et couverture et investissements mobiles. Vous coordonnez l'agenda, le courrier et les communications, en soutien de l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.

Vous travaillez en binôme avec une seconde assistante et participez à l’optimisation des processus administratifs, en garantissant confidentialité, réduction des délais et fluidité des échanges.

Qualifications

• Expérience en secrétariat de direction souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Bonne rédaction et rigueur.
• Bonnes qualités relationnelles et travail en équipe.
• Anglais apprécié.

Responsibilities

• Secrétariat de direction du Directeur et des unités régulation des marchés mobiles et couverture et investissements mobiles.
• Gestion de l'agenda, du courrier, des appels et des contacts.
• Organisation des réunions et préparation des déplacements et dossiers.
• Intérim mutuel dans le cadre du collectif des assistants et réponse à des appels du service vocal.
• Contribution à l'optimisation des processus administratifs et fluidité des échanges avec les interlocuteurs.

Skills

Gestion agenda

Rédaction

Relationnel

Organisation

Discrétion

Autonomie

Initiative

Proactivité

Anglais

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Messagerie électronique

Internet

Job description

Vous assurez notamment les missions et activités suivantes, afin de contribuer au bon fonctionnement de la direction et à la fluidité des échanges, à la cohésion, dans le souci de la satisfaction des utilisateurs internes comme externes.

• Secrétariat de direction

Vous êtes en charge du secrétariat du Directeur, ainsi que de celui de deux unités “régulation des marchés mobiles” et “couverture et investissements mobiles”.

Une seconde assistante assure le secrétariat des trois autres unités ainsi que la gestion administrative des décisions d’autorisation d’utilisation de fréquences de l’unité “gestion des fréquences”. Une polyvalence est assurée entre les deux, de sorte qu’en cas d’absence la responsabilité du secrétariat de l’ensemble de la direction et des missions de gestion administrative sont assurées.

Les fonctions de secrétariat incluent : la gestion de l’agenda (prise de rendez-vous, gestion des conflits d’agenda), du courrier, des appels téléphoniques, des contacts, de l’agenda du collège relatif aux sujets de la direction et du planning des congés ; saisie et classement des documents, suivi de la transmission et de la validation interne des dossiers ; organisation des réunions ; préparation des déplacements en mission d’agents de la direction ; préparation des dossiers liés aux rendez-vous, entretiens et réunions de la direction ; gestion du bon fonctionnement de la direction et attention à la fluidité des échanges avec ses multiples interlocuteurs.

Vous apportez un appui au fonctionnement administratif de la direction et contribuez à l’optimisation des processus. Vous travaillez en étroite collaboration avec les agents de l’Arcep. Vous êtes régulièrement en contact avec des partenaires variés : opérateurs télécoms, équipementiers, industriels, autres ministères, associations de consommateurs, start-ups, Commission européenne…

• Appui à des processus transverses de l’Arcep

Dans le cadre du collectif des assistants de l’Arcep, vous assurez un intérim mutuel des fonctions avec un groupe d’assistants de direction et pouvez répondre à des appels du service vocal interactif de l’Arcep.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique, internet) et avez de bonnes capacités rédactionnelles et de la rigueur. Vous avez de très bonnes qualités relationnelles qui se traduisent par des capacités d’écoute et de dialogue aussi bien vis-à-vis des équipes que des interlocuteurs externes. Vos atouts : goût du travail en équipe, adaptabilité, sens de la discrétion, diplomatie, autonomie, initiative, proactivité, réactivité face aux urgences, organisation. Un petit + : maîtrise de l’anglais. Une première expérience sur des fonctions similaires est souhaitée.