Assistant (F/H)

Arcep; France; Remote; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Arcep, Direction Mobile et Innovation, recherche un/une secrétaire de direction pour assurer le soutien administratif de la direction et de ses unités associées. Vous gèrerez l’agenda, le courrier, les appels et le classement des dossiers, tout en garantissant la fluidité des échanges avec les interlocuteurs internes et externes.

Vous travaillez en équipe, faites preuve de discrétion, d’autonomie et d’initiative, avec une maîtrise solide des outils bureautiques et de bonnes capacités

Qualifications

• Maîtrise avérée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et capacité à produire des documents rédactionnels professionnels.
• Savoir gérer l’agenda, le courrier, les appels et les contacts avec rigueur et discrétion.
• Bonnes qualités relationnelles et sens de l’écoute pour accompagner les interlocuteurs internes et externes.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat du Directeur et des unités associées (régulation des marchés mobiles et couverture/investissements mobiles).
• Gérer l’agenda, le courrier, les appels téléphoniques et les contacts; préparer les déplacements et les dossiers de rendez-vous.
• Gérer l’organisation des réunions et la transmission des informations; assurer la transmission interne des dossiers et le suivi des décisions.

Skills

Rigueur

Bonnes capacités rédactionnelles

Bonnes qualités relationnelles

Organisation

Autonomie

Initiative

Proactivité

Réactivité

Discrétion

Anglais

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Messagerie électronique

Internet

Job description

La Direction Mobile et Innovation œuvre à la généralisation de la couverture mobile en France et à l’introduction des nouvelles technologies dans un secteur marqué par des évolutions rapides et forte intensité concurrentielle. Les équipes de la DMI organisent les attributions des droits d’utilisations des fréquences et définissent les obligations que sont tenus de respecter les opérateurs, notamment en matière de couverture du territoire. Elles développement des outils innovants pour mesurer, diffuser et comparer des données sur les performances des réseaux des opérateurs tels que “mon réseau mobile”. Elles réalisent des analyses économiques et préparent des décisions structurantes pour fixer des incitations en faveur de l’investissement et de la concurrence au bénéfice des utilisateurs. Elles animent enfin les relations avec les écosystèmes de l’innovation, afin qu’ils irriguent l’ensemble du secteur.

La direction est composée d’une trentaine d’agents répartis en 5 unités.

Vous assurez notamment les missions et activités suivantes, afin de contribuer au bon fonctionnement de la direction et à la fluidité des échanges, à la cohésion, dans le souci de la satisfaction des utilisateurs internes comme externes.

Secrétariat de direction

Vous êtes en charge du secrétariat du Directeur, ainsi que de celui de deux unités “régulation des marchés mobiles” et “couverture et investissements mobiles”.

Une seconde assistante assure le secrétariat des trois autres unités ainsi que la gestion administrative des décisions d’autorisation d’utilisation de fréquences de l’unité “gestion des fréquences”. Une polyvalence est assurée entre les deux, de sorte qu’en cas d’absence la responsabilité du secrétariat de l’ensemble de la direction et des missions de gestion administrative sont assurées.

Les fonctions de secrétariat incluent : la gestion de l’agenda (prise de rendez‑vous, gestion des conflits d’agenda), du courrier, des appels téléphoniques, des contacts, de l’agenda du collège relatif aux sujets de la direction et du planning des congés ; saisie et classement des documents, suivi de la transmission et de la validation interne des dossiers ; organisation des réunions ; préparation des déplacements en mission d’agents de la direction ; préparation des dossiers liés aux rendez‑vous, entretiens et réunions de la direction ; gestion du bon fonctionnement de la direction et attention à la fluidité des échanges avec ses multiples interlocuteurs.

Vous apportez un appui au fonctionnement administratif de la direction et contribuez à l’optimisation des processus. Vous travaillez en étroite collaboration avec les agents de l’Arcep. Vous êtes régulièrement en contact avec des partenaires variés : opérateurs télécoms, équipementiers, industriels, autres ministères, associations de consommateurs, start‑ups, Commission européenne...

Appui à des processus transverses de l’Arcep

Dans le cadre du collectif des assistants de l’Arcep, vous assurez un intérim mutuel des fonctions avec un groupe d’assistants de direction et pouvez répondre à des appels du service vocal interactif de l’Arcep.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique, internet) et avez de bonnes capacités rédactionnelles et de la rigueur.

Vous avez de très bonnes qualités relationnelles qui se traduisent par des capacités d’écoute et de dialogue aussi bien vis-à-vis des équipes que des interlocuteurs externes.

Vos atouts : goût du travail en équipe, adaptabilité, sens de la discrétion, diplomatie, autonomie, initiative, proactivité, réactivité face aux urgences, organisation.

Un petit + : maîtrise de l’anglais.

Une première expérience sur des fonctions similaires est souhaitée.