Assistant(e) Office Manager — Alternance

Tevali Partners; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Tevali Partners recherche un assistant(e) pour seconder le HR & Office Manager, garant du bon fonctionnement quotidien du bureau et point de contact pour les équipes sur les sujets logistiques et administratifs.

Vous effectuerez la gestion du parc informatique, les accès locaux, le suivi des contrats et des fournitures, ainsi que l onboarding des nouveaux salariés et le support comptable. Anglais professionnel apprécié et maîtrise du Pack Office exigée.

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent.
• Bonne maîtrise du Pack Office (Excel) et outils de gestion administrative.
• À l’aise avec les outils d’IA et formulation de prompts.
• Première expérience ou intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité.
• Aisance avec les chiffres; connaissances de base en comptabilité.
• Anglais professionnel apprécié.

Responsibilities

• Gérer et suivre le parc informatique et les tickets IT.
• Gérer les accès aux locaux et assurer la continuité opérationnelle.
• Coordonner les interventions techniques et la maintenance des locaux.
• Suivre les contrats fournisseurs et reconduction tacite.
• Gérer les commandes et stocks de fournitures.
• Organiser l’onboarding des nouveaux salariés et archiver les dossiers.
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance.
• Saisir et suivre les factures fournisseurs; rapprocher les notes de frais.
• Produire des documents (mise en forme) sur des trames fournies.

Skills

Organisation

Sens du service

Rigueur

Anglais professionnel

Excel

Education

Bac+4/5 en gestion/RH/commerce

Tools

ChatGPT

Claude

Outils de gestion admin

Job description

Votre mission

Vous secondez la HR & Office Manager en tant qu’assistant(e), et l’accompagnez dans le bon fonctionnement quotidien du bureau, en étant un point de contact fiable pour les équipes sur l’ensemble des sujets logistiques et administratifs. Un poste concret, où votre organisation et votre sens du service ont un impact direct et visible sur le quotidien de toute l’équipe.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Office Management & Opérations

• Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux
• Suivre les contrats fournisseurs (alertes d’échéances, reconduction tacite)
• Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau

Support RH / Administration du personnel

• Organiser la logistique de l’onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)
• Classer et archiver les dossiers salariés
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance

Support Comptabilité / Finance

• Saisir et suivre les factures fournisseurs
• Rapprocher les notes de frais

Support transverse

• Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies

Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalentBonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment) ; à l’aise avec les outils de gestion administrativeÀ l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…) : sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacitéUne première expérience ou un intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité est un plusAisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plusAnglais professionnel apprécié (environnement international)

Les qualités humaines recherchées:

Confidentialité et discrétion à toute épreuveEsprit pragmatique et orienté solutionsSérieux et fiabilité dans l’exécution des tâchesVivacité d’esprit et réactivité face aux imprévusForce de propositionSens du service et bon relationnel