Office Manager Services Généraux & assistance RH (39h)

Intermèdes, le voyage culturel; Paris; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

Intermèdes, le voyage culturel recherche un Office Manager rattaché à la Directrice Financière pour assurer le fonctionnement du siège (~40 salariés). Vous gérez l'administration, la logistique, les espaces de travail et le support RH opérationnel hors paie.

Vous serez aussi en charge de l’onboarding/offboarding, de la relation avec les prestataires, de la gestion des outils SIRH et de l'accueil des nouveaux collaborateurs, tout en favorisant une bonne vie d'équipe et le suivi des événements

Qualifications

• Première expérience réussie sur un poste d’Office Manager ou assistanat de direction avec orientation RH.
• Connaissance des bases de la gestion administrative du personnel et des documents RH.
• Maîtrise des outils bureautiques et des applications collaboratives.

Responsibilities

• Gestion administrative des contrats et courrier, et vérification des factures.
• Gestion du bureau: fournitures, prestataires et accueil des visiteurs.
• Suivi du parc informatique et coordination avec le prestataire technique.
• Support RH opérationnel: collecte des justificatifs et suivi des rendez-vous médecine du travail.
• Onboarding et offboarding: préparation du poste, kit d’accueil et clôture des accès.
• Vie d’équipe et organisation d’événements internes; liaison siège/agences/télétravail.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Bon relationnel

Gestion administrative

Education

BTS Assistant de gestion administratif

Tools

Lucca

Job description

En tant qu’Office Manager, rattaché·e à la Directrice Financière, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de notre siège (environ 40 salariés au quotidien). Vous serez responsable de la gestion administrative, logistique et de l’organisation des espaces de travail, ainsi que du support RH opérationnel (environ 30 % du poste et hors paie), tout en assurant un accueil chaleureux et un onboarding efficace des nouveaux collaborateurs.

Missions principales

• Gestion administrative: gestion des contrats courrier (affranchissement, collecte), classement, gestion des contrats fournisseurs. Vérification des factures et transmission au service comptable.

• Gestion du bureau: commande et gestion des fournitures, suivi des prestataires (nettoyage, maintenance, imprimantes, …), gestion des équipements et locaux. Accueil des visiteurs et réception des livraisons.

• Gestion du parc informatique en lien avec un prestataire externe: tenue du dashboard des équipements bureautiques (PC, casque, …) et suivi de la résolution des tickets ouverts de longue date. Mise à jour des mailing lists.

• Support du prestataire RH (≈ 30 % du poste, hors paie) : préparation des contrats de travail, collecte mensuel des justificatifs de transport et , organisation et suivi des rendez-vous de médecine du travail, gestion de l’outil SIRH Lucca en lien avec le prestataire RH.

• Onboarding/ Offboarding: préparation du poste de travail avec le prestataire IT externe (PC, accessoires et accès ), coordination du kit d’accueil et accueil des nouveaux arrivants. Assurer le retour du matériel et la clôture des accès.

• Vie d’équipe: support à l’organisation d’événements internes, coordination entre les équipes siège, agence et télétravail

Pourquoi nous rejoindre ? Un poste au cœur de l’entreprise avec un rôle transverse et opérationnel.

Compétences requises :

Première expérience réussie sur un poste d’Office Manager, d’assistanat de direction ou en support RH / administration du personnel, incluant une dimension RH opérationnelle. Une expérience réussie d’alternance peut être considérée.Connaissance des bases de la gestion administrative du personnel (contrats, médecine du travail, justificatifs) et aisance avec les outils SIRH (idéalement Lucca)Sens de l’organisation et des priorités, autonomie et rigueur ; orienté·e solutionBon relationnel, polyvalence et proactivitéBonne capacité rédactionnelle, à l’aise à l’écrit comme à l’oralMaîtrise des outils bureautiques : SharePoint, applications collaboratives (type Teams et Trello), MS Office, notamment le tableur ExcelFormation et expérience :Bac +2/3 minimum (type BTS Assistant de gestion/ administratif, et une partie RH).Une première expérience sur un poste d’office manager dans un poste similaire souhaitée. Une expérience réussie d’alternance peut être considérée. Rémunération en fonction de l’expérience