Services Généraux junior & assistance RH (39h)

Intermedes; Paris; Hybride; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Intermedes recherche un Office Manager pour le siège à Paris, rattaché à la Directrice Financière, afin d’assurer le fonctionnement administratif, logistique et l’accueil des 40 salariés. Vous gérerez les contrats, les fournitures et le support RH opérationnel, en lien avec le prestataire IT et les services RH.

Vous coordonnerez le onboarding et l’offboarding, veillerez à la bonne circulation des informations et à l’intégration des nouveaux arrivants, tout en maintenant les espaces de travail

Qualifications

• Expérience démontrée en office management ou administratif.
• Connaissance des outils SIRH souhaitée (Lucca idéalement).
• Bon relationnel, autonomie et rigueur.

Responsabilités

• Gestion administrative et courrier, factures et transmission au service comptable.
• Gestion du bureau: fournitures, prestataires, accueil des visiteurs.
• Gestion du parc informatique avec prestataire: dashboard et suivi des tickets.

Connaissances

Office management

RH support

Organisation

Formation

Bac+2/3 en gestion/administration

Outils

Lucca

SharePoint

MS Office

Teams

Trello

Description du poste

En tant qu’Office Manager, rattaché·e à la Directrice Financière, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de notre siège (environ 40 salariés au quotidien). Vous serez responsable de la gestion administrative, logistique et de l’organisation des espaces de travail, ainsi que du support RH opérationnel (environ 30 % du poste et hors paie), tout en assurant un accueil chaleureux et un onboarding efficace des nouveaux collaborateurs.

Missions principales

• Gestion administrative: gestion des contrats courrier (affranchissement, collecte), classement, gestion des contrats fournisseurs. Vérification des factures et transmission au service comptable.

• Gestion du bureau: commande et gestion des fournitures, suivi des prestataires (nettoyage, maintenance, imprimantes, …), gestion des équipements et locaux. Accueil des visiteurs et réception des livraisons.

• Gestion du parc informatique en lien avec un prestataire externe: tenue du dashboard des équipements bureautiques (PC, casque, …) et suivi de la résolution des tickets ouverts de longue date. Mise à jour des mailing lists.

• Support du prestataire RH (≈ 30 % du poste, hors paie) : préparation des contrats de travail, collecte mensuel des justificatifs de transport et , organisation et suivi des rendez-vous de médecine du travail, gestion de l’outil SIRH Lucca en lien avec le prestataire RH.

• Onboarding/ Offboarding: préparation du poste de travail avec le prestataire IT externe (PC, accessoires et accès ), coordination du kit d’accueil et accueil des nouveaux arrivants. Assurer le retour du matériel et la clôture des accès.

• Vie d’équipe: support à l’organisation d’événements internes, coordination entre les équipes siège, agence et télétravail

Pourquoi nous rejoindre ?

Un poste au cœur de l’entreprise avec un rôle transverse et opérationnel.

Compétences requises :

Première expérience réussie sur un poste d’Office Manager, d’assistanat de direction ou en support RH / administration du personnel, incluant une dimension RH opérationnelle. Une expérience réussie d’alternance peut être considérée.Connaissance des bases de la gestion administrative du personnel (contrats, médecine du travail, justificatifs) et aisance avec les outils SIRH (idéalement Lucca)Sens de l’organisation et des priorités, autonomie et rigueur ; orienté·e solutionBon relationnel, polyvalence et proactivitéBonne capacité rédactionnelle, à l’aise à l’écrit comme à l’oralMaîtrise des outils bureautiques : SharePoint, applications collaboratives (type Teams et Trello), MS Office, notamment le tableur ExcelFormation et expérience :Bac +2/3 minimum (type BTS Assistant de gestion/ administratif, et une partie RH).Une première expérience sur un poste d’office manager dans un poste similaire souhaitée. Une expérience réussie d’alternance peut être considérée.