Assistant(e) / Office Manager

TALENTS UNIS; Paris; Hybrid; EUR 40,000 - 45,000; Full time

Job summary

Talents Unis recherche pour son client un(e) Assistant(e) / Office Manager, en CDI à Paris 15e avec télétravail partiel possible. Rémunération: 40/45 K€ brut annuel selon profil et expérience.

Attaché(e) au Délégué Général, vous gérerez l’agenda, coordonnerez les déplacements et préparerez les réunions de gouvernance. Vous assurerez le suivi administratif, la facturation et le reporting, tout en restant l’interface avec les adhérents et partenaires.

Qualifications

• Expérience significative (5 ans minimum) auprès d’un dirigeant dans une petite structure.
• Diplômé idéalement d’un Bac +2 en assistanat de direction.
• Maîtrise du Pack Office et des outils de gestion administrative.
• Aptitude à coordonner et fluidifier les échanges et préparer les réunions.

Responsibilities

• Gérer l’agenda et les déplacements du dirigeant.
• Préparer les réunions et les dossiers de gouvernance et assurer leur diffusion.
• Suivre la facturation, les fournisseurs et les tableaux de bord administratifs.
• Assurer un soutien administratif à l’équipe et interagir avec adhérents et partenaires.

Skills

Anticipation

Autonomie

Rigueur

Gestion multitâche

Bonnes qualités rédactionnelles

Education

Bac+2 en assistanat de direction

Tools

Pack Office

Job description

Talents Unis, expert du recrutement d'Assistant(e)s de Direction, d'Office Managers, chief of staff et de profils RH, recherche pour son client, association de référence dans son secteur, un(e) Assistant(e) / Office Manager.

Poste à pourvoir en CDI - Paris 15ème / Télétravail partiel possible

Rémunération : 40/45 K€ brut annuel, selon profil et expérience.

Rattaché(e) au Délégué Général, vous occuperez une fonction centrale au sein d'une équipe à taille humaine, animée par un esprit de coopération. Cette fonction de confiance est positionnée au cœur de l'organisation, et votre capacité à anticiper, coordonner et fluidifier les échanges contribuera directement au bon fonctionnement de l’association.

Au quotidien, vous épaulerez le dirigeant dans ses activités, en assurant la gestion de son agenda, en coordonnant ses déplacements et en préparant les nombreux rendez-vous qui rythment sa vie professionnelle. Vous serez également le chef d'orchestre des différentes instances de gouvernance de l'association : préparation des réunions, constitution des dossiers, suivi des décisions ainsi que la diffusion des informations nécessaires.

Véritable interface entre les administrateurs, les adhérents, les partenaires institutionnels, les prestataires et l’équipe, vous veillerez à la qualité des échanges, à la circulation des informations et au suivi rigoureux des dossiers administratifs.

Vous participerez également à la gestion courante de la structure en prenant en charge les sujets liés à la facturation, au suivi des fournisseurs, aux tableaux de bord administratifs, ainsi qu'à la préparation des éléments destinés aux cabinets comptable et social (administration du personnel).

En parallèle, vous apporterez un soutien administratif à l’équipe technique : suivi de dossiers, gestion documentaire, coordination de différentes échéances organisation de commissions réunissant de divers interlocuteurs, ce pour garantir la qualité du service apporté aux adhérents.

Ce poste étant une création, il ne tiendra qu’à vous d’en faire évoluer les contours.

Diplômé(e) idéalement d’un Bac +2 en assistanat de direction, gestion administrative, gestion PME-PMI ou équivalent, avec une 1ère expérience (5 ans minimum) dans la fonction auprès d'un dirigeant, acquise au sein d’une petite structure.

Vous appréciez les environnements où la polyvalence est de mise, et où chacun contribue au fonctionnement collectif. Reconnu(e) pour votre sens de l'anticipation, votre autonomie et votre rigueur, vous savez gérer plusieurs sujets simultanément avec méthode et discernement. Doté(e) de très bonnes qualités rédactionnelles, vous êtes à l'aise avec des interlocuteurs variés et savez instaurer des relations de confiance fondées sur la discrétion, le professionnalisme et le sens du service.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office.