Office Manager H/F

Cabinet Victoire; Paris; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Résumé du poste

Cabinet Victoire recherche un(e) Office Manager / Assistant(e) de Direction expérimenté(e) pour soutenir la Direction Générale et les dirigeants. Vous assurerez l’organisation quotidienne, le planning et la logistique, tout en veillant à la qualité du service et à la confidentialité des informations.

Le poste exige autonomie, discrétion et sens du service, avec une forte capacité à coordonner des sujets transverses et à accompagner une équipe d’une trentaine de collaborateurs.

Qualifications

• BTS Assistant de Direction / SAM ou équivalent.
• 5 ans d’expérience minimum en assistanat de direction, Office Management ou fonction support transverse.
• Excellente élocution et parfaite maîtrise de l’orthographe.
• Expérience dans une structure à taille humaine appréciée.

Responsabilités

• Gérer et coordonner les agendas de la Direction Générale, des Directeurs et du Président.
• Organiser réunions, rendez‑vous et déplacements, préparer et suivre les dossiers.
• Gérer les appels, courriers et prises de rendez-vous, préparer les déplacements professionnels.
• Conduire la vie et la gouvernance de l’organisation: réunions statutaires, invitations, PV, suivi des administrateurs et des cotisations.
• Accueil et support administratif RH: onboarding, matériel, accès, paie et notes de frais.

Connaissances

Organisation

Gestion d'agenda

Rédaction

Communication

Discrétion

Autonomie

Formation

BTS Assistant de Direction / SAM

Outils

MS Office

Description du poste

Un rôle central au cœur de l’organisation !

• Notre client, une organisation professionnelle à taille humaine, recherche son/sa futur(e) Office Manager / Assistant(e) de Direction
• Véritable chef d’orchestre du quotidien, vous accompagnez la Direction Générale, les Directeurs de pôle ainsi que la Présidence et assurez, plus largement, un rôle de support auprès d’une trentaine de collaborateurs
• Votre mission : faciliter le fonctionnement de l’organisation, anticiper les besoins et permettre à chacun de travailler efficacement
• Ce poste s’adresse à une personne expérimentée, autonome et discrète, dotée d’un véritable sens du service et qui aime être au centre de l’organisation

Assister la Direction et la Présidence

Interlocuteur(trice) privilégié(e) de la Direction Générale, des Directeurs de pôle et du Président, vous assurez notamment :

• La gestion et la coordination des agendas
• L’organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
• La préparation et le suivi de certains dossiers
• La gestion des appels, courriers et prises de rendez-vous
• L’organisation des déplacements professionnels : transports, hôtels, logistique…

Participer à la vie et à la gouvernance de l’organisation

Vous assurez le bon déroulement administratif et logistique des différentes instances :

• Planification et organisation des réunions statutaires
• Préparation et envoi des invitations dans le respect des échéances
• Préparation des réunions et rédaction des procès-verbaux
• Suivi administratif des membres et administrateurs
• Suivi des désignations
• Gestion des appels de cotisations et appels de fonds, en lien avec la comptabilité

Être le point d’appui des équipes

Au quotidien, vous êtes la personne facilitatrice vers laquelle les collaborateurs peuvent se tourner pour les sujets administratifs et organisationnels.

Vous intervenez notamment sur :

• L’accueil physique et téléphonique
• La gestion et le suivi du courrier
• La rédaction et la mise en forme de documents
• La tenue et la mise à jour des bases de données et fichiers de l’organisation
• Le classement et l’archivage
• L’organisation d’événements internes et externes

Veiller au bon fonctionnement des bureaux

Vous prenez en charge les services généraux et assurez la coordination des différents prestataires :

• Suivi des contrats liés aux bureaux : locaux, maintenance, ménage, sécurité, copieurs…
• Gestion des fournitures et des commandes
• Suivi du matériel et des équipements
• Tenue et suivi des engagements fournisseurs et prestataires
• Coordination des différents intervenants

Accompagner l’administration du personnel

En lien avec la Direction et les partenaires concernés, vous assurez également le suivi administratif RH :

• Organisation de l’onboarding des nouveaux collaborateurs
• Préparation du matériel et des accès
• Suivi des congés, absences et éléments variables de paie
• Suivi des notes de frais
• Suivi de la mutuelle, de la prévoyance et de la médecine du travail
• Mise à jour des documents administratifs obligatoires
• Organisation des déplacements et événements internes
• Bac +2 minimum validé, type BTS Assistant de Direction / SAM ou équivalent
• 5 ans d’expérience minimum en assistanat de direction, Office Management ou fonction support transverse
• Excellente élocution et parfaite maîtrise de l’orthographe
• Une expérience au sein d’une structure à taille humaine sera particulièrement appréciée

Savoir-être

• Vous êtes avant tout une personne fiable, mature et autonome, capable de gérer de nombreux sujets simultanément, d’anticiper les besoins et d’identifier les priorités
• Votre sens de la confidentialité et de la discrétion est indispensable compte tenu de votre proximité avec la Direction et la Présidence
• Vous aimez rendre service, trouver des solutions et faciliter le quotidien des autres
• Organisé(e), réactif(ve) et doté(e) d’un excellent relationnel, vous savez vous adapter à des interlocuteurs très différents et faire avancer les sujets avec diplomatie
• Vous aimez anticiper, coordonner, organiser et faire en sorte que tout fonctionne

Les atouts du poste

• Un poste central et transverse, au cœur du fonctionnement de l’organisation
• Une relation de proximité avec la Direction Générale et la Présidence
• Un périmètre varié permettant de conjuguer assistanat de haut niveau, coordination et Office Management
• Une réelle autonomie et une fonction où votre capacité à anticiper et à faciliter le quotidien fera la différence
• Une structure à taille humaine et des interactions quotidiennes avec une trentaine de collaborateurs