Assistant de Direction Générale

TALENTS UNIS; Paris; On-site; EUR 45,000 - 70,000; Full time

Job summary

Talents Unis recrute pour son client, une organisation française de référence, son/sa futur(e) Executive Assistant de Direction Générale. Vous travaillerez en binôme avec la Directrice Générale dans un environnement exigeant et rythmé.

Vous gérerez l’agenda complexe, l’organisation des rendez‑vous et déplacements, le suivi des mails et la préparation des comptes rendus et supports des instances de Direction, en assurant confidentialité et réactivité.

Qualifications

• Expérience probante en assistance de Direction Générale dans un environnement exigeant.
• Maîtrise parfaite de l’orthographe et des techniques de rédaction.
• Capacité à anticiper, hiérarchiser et gérer plusieurs sujets.

Responsibilities

• Gestion d’un agenda complexe et mouvant, organisation des rendez‑vous et déplacements.
• Suivi de la boîte mail et préparation des documents administratifs.
• Rédaction et consolidation de supports, comptes rendus et actions.
• Coordination des Comités de Direction et préparation des ordres du jour.

Skills

Gestion d'agenda

Organisation

Communication

Anglais courant

Gestion des déplacements

Education

Diplôme d'assistanat de direction

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Talents Unis, expert du recrutement d'Assistant(e)s de Direction, Assistant(e)s Personnel(le)s, Office Managers, Chiefs of staff et professionnels RH, recrute pour son client, organisation française de référence, engagée dans des enjeux environnementaux et sociétaux, son/sa futur(e) Executive Assistant de Direction Générale.

Cette entreprise, en transformation pour mieux s'adapter à l'actualité du secteur, compte environ 200 collaborateurs évoluant dans un environnement exigeant et réglementé. L'arrivée récente d'une nouvelle Directrice Générale est l'occasion de faire évoluer la fonction d'assistant(e) et de construire à ses côtés un rôle complet, agile et impliqué.

Vous travaillerez en binôme avec une Directrice Générale, femme ouverte, dynamique, directe et engagée, qui a réalisé une partie de son parcours dans le secteur du conseil et est habituée à tenir un rythme soutenu et enlevé. Très présente à l'extérieur auprès de clients, partenaires et interlocuteurs institutionnels, elle mène parallèlement de nombreux projets et groupes de travail internes.

Elle recherche donc un(e) Assistant(e) qui optimise son temps -denrée précieuse, lui permette de fluidifier son quotidien et sécuriser tant son organisation que sa communication interne ; soit un véritable point d'appui, qui sache aussi bien être réactif pour suivre son rythme, que suffisamment posé pour l'aider à prioriser lorsque les sujets s'enchaînent.

Vous prendrez ainsi en charge la gestion d'un agenda complexe et mouvant, l'organisation des rendez-vous et déplacements puis, progressivement, le suivi de sa boîte mail. Vous assurerez également la gestion de l'administratif courant : validation des notes de frais et congés, préparation et contrôle de documents, collecte et consolidation d'informations.

Vous jouerez un rôle de coordination dans la préparation des instances de Direction : organisation des Comités de Direction, consolidation des ordres du jour, préparation des supports, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions et plans d'action.

Vous organiserez également les séminaires du Codir et de la gouvernance, dans la parfaite lignée de l'ADN de l'organisation.

À l'aise avec les outils digitaux et collaboratifs, vous saurez exploiter efficacement l'environnement mis à votre disposition et proposer des méthodes de travail simples et efficaces.

Vous serez l'un des premiers points de contact de la Direction Générale auprès d'interlocuteurs de haut niveau : administrateurs, dirigeants, grands clients, représentants institutionnels. Ainsi, vous veillerez à la qualité de leur accueil comme à la parfaite organisation des réunions et événements qui les concernent, dans les moindres détails, dont aurez toujours connaissance.

Vous viendrez également en soutien ponctuel à la Présidence pour la planification de réunions, l'organisation de déplacements, le suivi des notes de frais et quelques sujets de communication.

Diplômé(e) d'études supérieures, vous avez acquis une expérience solide de l'assistanat de Direction Générale, ou d'un membre de Comex, idéalement dans un environnement structuré, exigeant et rythmé.

Vous aimez les managers rapides, les agendas qui bougent et les journées qui ne se déroulent pas toujours comme prévu. Face à un imprévu, votre premier réflexe est de chercher une solution et des plans alternatifs.

Organisé(e), fiable et rigoureux(se), vous savez anticiper, hiérarchiser les priorités et gérer plusieurs sujets simultanément. Vous avez également une excellente maîtrise de l'orthographe et de réelles qualités rédactionnelles, indispensables pour la préparation de documents, comptes rendus et communications de la Direction.

Vous êtes très à l'aise avec les outils digitaux et collaboratifs et savez rapidement prendre en main un nouvel environnement technologique. Votre sens du service est naturel, tout comme votre attention aux détails et votre capacité à recevoir avec aisance des interlocuteurs de haut niveau.

Vous parlez anglais couramment, afin d'échanger -ponctuellement - avec des interlocuteurs internationaux.

De nature agile, réactive et énergique, vous savez pondérer l'urgence et seconder proactivement votre manager, avec lequel vous instaurerez relation de confiance et vraie connivence professionnelle.

Une sensibilité aux enjeux environnementaux et aux sujets de transition constituera naturellement un atout.