Assistant de Direction

TALENTS UNIS; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 85 000; Plein temps

Résumé du poste

Talents Unis recrute un(e) Executive Assistant bilingue anglais pour soutenir deux dirigeants dans un groupe international coté. Vous piloterez un agenda dense, organiserez les rituels RH et serez le relais des sujets administratifs et du budget auprès des services associés.

Vous gérerez les commandes, les paiements et aider à l’intégration des nouveaux arrivants, tout en coordonnant les temps forts RH et les voyages mult- fuseaux horaires. Expérience 7+ ans et anglais indispensable.

Qualifications

• Expérience d’au moins 7 ans à un poste d’assistant(e) de dirigeants dans un contexte international et exigeant.
• Anglais indispensable comme langue de travail, à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise du Pack Office et des outils collaboratifs.
• Intérêt pour les RH et le design serait un plus.

Responsabilités

• Piloter un agenda dense et mouvant, organiser les rituels d’équipe et le suivi des notes de frais et du budget administratif.
• Émettre bons de commande et factures, en lien avec les services comptabilité, achats et contrôle de gestion.
• Relais des sujets administratifs de l’équipe et accompagner l’intégration des nouveaux arrivants.
• Coordonner les temps forts RH du groupe (revues de talents, réunions de leadership, programme trimestriel).
• Organiser les voyages et rendez-vous complexes du dirigeant, avec gestion de multiples fuseaux horaires.
• Suivre le budget de fonctionnement et la refacturation des frais, organiser le séminaire annuel.

Connaissances

Bilingue FR/EN

Organisation

Discrétion

Gestion d’agenda

Communication

Formation

Études supérieures

Outils

Pack Office

Outils collaboratifs

Description du poste

Talents Unis, expert du recrutement d'Assistant(e)s de Direction, Office Managers, Chief of Staffs, et profils RH, recrute pour son client, groupe international coté, un(e) Executive Assistant bilingue anglais pour deux dirigeants, attentifs au détail, accessibles et très appréciés de leurs équipes pour leurs qualités managériales, travaillant sur des univers très différents :

Votre manager principale, VP Ressources Humaines, est en charge de la rémunération globale, de la formation et de la gestion des talents du groupe.

Le second dirige le studio de design intégré, une équipe créative répartie entre Paris, Amsterdam, Londres, Vienne, New York et Los Angeles.

Deux personnalités, deux rythmes, une même attente et vision : Ils cherchent un(e) EA sur qui se reposer les yeux fermés, claire, fiable, alliant bon relationnel et discrétion, contribuant à l’élan de leurs équipes respectives, positives et soudées.

Principalement rattaché(e) à la DRH (70% de votre temps), vous serez en charge du pilotage d'un agenda dense et mouvant, de l’organisation des rituels d'équipe (comités hebdomadaires, points individuels, réunions RH), du suivi de ses notes de frais et du budget administratif de la direction. Vous émettrez les bons de commande et factures, en lien avec les services comptabilité, les achats et le contrôle de gestion. Vous serez également le relais des sujets administratifs de l'équipe et accompagnerez l'intégration des nouveaux arrivants.

Vous serez également en charge de la coordination des temps forts RH du groupe : revues de talents, revues internes, réunions de leadership impliquant le management board et les directions RH des différents pays, programmes trimestriels réunissant les talents et le top management. Vous en organiserez la logistique de bout en bout, en lien avec les équipes internes concernées. Si vous n’en gérez pas le contenu, votre force de proposition sera cependant la bienvenue.

Vous accompagnerez enfin le directeur du studio de design, dont l'agenda est celui d'un dirigeant « en mouvement » : réunions à interlocuteurs multiples sur plusieurs fuseaux horaires, déplacements hebdomadaires en Europe, aux États-Unis et au Moyen-Orient, gestion et priorisation de ses e-mails, préparation de ses dossiers. Il est autonome et aura principalement besoin de votre aide dans l’organisation des voyages et rdv complexes à caler, et d’un œil vigilant sur cet agenda bien rempli.

Vous suivrez le budget de fonctionnement de son équipe et la refacturation des frais aux projets, ainsi que les contrats et les paiements de quelques prestataires externes. Vous organiserez le séminaire annuel et les rendez-vous de l'équipe, et suivrez pour lui les sujets RH de ses collaborateurs.

Diplômé(e) d’études supérieures, vous avez une expérience d’au moins 7 ans à un poste d’assistant(e) de dirigeants, dans un environnement international et exigeant. Vous êtes bilingue français-anglais : l'anglais sera en effet votre langue de travail au quotidien, à l'oral comme à l'écrit, en faisant un critère incontournable.

Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un bon sens de l'anticipation, vous savez mener de front des priorités multiples sans jamais rien oublier. et aimez être sur plusieurs fronts, une vraie sécurité anti-routine !

Habitué(e) des agendas complexes et des décalages horaires, vous appréciez les environnements rapides où la qualité d'exécution est, pour tous, une évidence. Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion absolue (RH obligent), sans pour autant vous rendre inaccessible, pour votre goût du service et votre capacité à trouver des solutions.

Vous maîtrisez parfaitement le pack Office et les outils collaboratifs.

Vous avez une appétence pour les RH , le design, ou mieux encore, pour les deux, ce serait la cerise sur le gâteau !