Assistant de direction/Assistante de direction

Rcr Executive; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Rcr Executive recherche un(e) Assistant(e) de gestion pour assurer le suivi administratif, comptable et RH du bureau. Poste polyvalent avec forte dominante comptabilité et administration du personnel.

Le candidat idéal justifie d’une expérience de 4 à 7 ans et d’un Bac+2 minimum en comptabilité/gestion. Maîtrise des outils bureautiques et capacité à travailler en équipe dans un environnement PME.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 minimum en comptabilité, gestion ou administration.
• Expérience de 4 à 7 ans souhaitée sur un poste d’assistant(e) de gestion ou comptable.
• Maîtrise du reporting et des tableaux de bord.
• Bonne maîtrise du français écrit et organisation irréprochable.

Responsabilités

• Contrôle, saisie et classement des factures fournisseurs.
• Préparation et suivi des règlements fournisseurs.
• Suivi et pointage des encaissements et rapprochements bancaires.
• Gestion et suivi des notes de frais et des justificatifs.
• Suivi administratif des salariés et stagiaires; gestion paie variables.
• Suivi des congés, absences et temps de travail; dossiers du personnel.
• Gestion des contrats, fournitures et outils du bureau; organisation administrative générale.

Connaissances

Gestion comptable

Gestion administrative du personnel

Organisation

Formation

Bac+2 en comptabilité/gestion/administration

BTS Comptabilité et Gestion / équivalent

Outils

MS Office

Description du poste

Dans le cadre de son fonctionnement quotidien, notre client recrute un(e) Assistant(e) de gestion qui occupera un rôle central dans le suivi administratif, comptable et RH de la structure. Il s'agit d'un poste polyvalent, avec une forte dominance comptabilité/gestion et administration du personnel.

l. Gestion comptable et financière — environ 40 à 45 % du poste

En lien avec la direction et les cabinets comptables. vous assurez le suivi quotidien de la gestion comptable du bureau

• Contrôle, saisie et classement des factures fournisseurs ;
• préparation et suivi des règlements fournisseurs ;
• Suivi et pointage des encaissements ;
• Réalisation des rapprochements bancaires ;
• Contrôle, saisie et suivi des notes de frais ;
• Collecte et classement des justificatifs liés aux dépenses et cartes bancaires ;
• préparation et transmission des pièces et informations aux cabinets comptables ;
• Suivi du budget de fonctionnement du bureau Tenue et mise à jour des tableaux de suivi comptable et financier ;
• participation au suivi de la trésorerie et anticipation des échéances Échanges réguliers avec le cabinet comptable.

II. Administration des ressources humaines - environ 25 à 30% du poste

Vous assurez le suivi administratif des salariés et stagiaires du bureau.

• Préparation et transmission des variables de paie ;
• Interface avec le cabinet en charge de la paie ;
• Suivi des congés, absences et autres éléments liés au temps de travail ;
• Suivi administratif des arrivées et départs des salariés et stagiaires ;
• Gestion et classement des documents relatifs au personnel ;
• Suivi de la mutuelle et de la prévoyance Suivi administratif des conventions de stage ;
• Suivi des avantages salariés et des remboursements ;
• Tenue des tableaux de bord RH ;
• Suivi des différentes échéances administratives relatives au personnel.

III. Gestion administrative et fonctionnement du bureau — environ 20 à 25 % du poste

Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien d'une équipe à taille humaine.

• Gestion des fournitures et commandes nécessaires au bureau ;
• Suivi des prestataires et des contrats : informatique, téléphonie, locaux et autres fournisseurs ;
• Suivi des échéances et renouvellements de contrats ;
• Gestion du courrier et des documents administratifs ;
• Accueil très ponctuel des visiteurs ;
• Coordination avec les différents interlocuteurs externes du bureau ;
• Organisation pratique du bureau et traitement des besoins administratifs courants ;
• Contribution à l'amélioration des procédures et outils de gestion interne.

IV. Assistance à la direction et soutien à l'équipe - environ 10% du poste

Vous apportez également un soutien administratif ponctuel à la direction.

• Organisation des déplacements professionnels en France et en Europe ;
• Réservations de transports et hébergements ;
• Assistance ponctuelle à la gestion d'agenda et à l'organisation de rendez-vous ;
• préparation ou mise en forme de courriers, documents et contrats ;
• Soutien ponctuel et sur place dans le cadre du congrès annuel organisé par l'association.

De formation Bac+2 minimum en comptabilité, gestion ou administration — BTS Comptabilité et Gestion, BTS Gestion de la PME, BUT CEA ou formation équivalente —vous justifiez idéalement de 4 à 7 ans d'expérience sur un poste d'assistant(e) de gestion, assistant(e) comptable et administratif(ve), ou dans une fonction similaire.

Vous avez une bonne maitrise des opérations courantes de pré-comptabilité :

• Traitement des factures ;
• Règlements fournisseurs ;
• Notes de frais ;
• Rapprochements bancaires ;
• Suivi des encaissements ;
• Préparation des éléments destinés au cabinet comptable.

Vous êtes également à l'aise avec le suivi administratif des ressources humaines et la préparation des éléments variables de paie.

Une expérience acquise au sein d'une PME, d'une association ou d'une structure à taille humaine sera particulièrement appréciée.

Le poste nécessite avant tout une personne :

• Rigoureuse et organisée, notamment dans le traitement des informations comptables et RH ;
• Autonome dans la gestion de ses missions et de ses échéances ;
• Capable d'anticiper et de prioriser ;
• Polyvalente et à l'aise dans un environnement où les sujeté sont variés ;
• Disposant d'un bon relationnel et appréciant le travail en équipe ;
• Faisant preuve de discrétion et d'un sens élevé de la confidentialité ;
• A l'aise avec les outils informatiques et bureautiques ;
• Disposant d'une excellente maitrise du français écrit ;
• Capable de travailler en anglais dans un environnement professionnel international.