Assistant(e) Exécutive/Office Manager Senior F/H

Laboratoires VIVACY; Paris; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Laboratoires VIVACY à Paris XVIe recherche un/une Assistant/e Exécutive/Office Manager Senior pour devenir le bras droit de la Direction et pilier du quotidien du bureau parisien.

Vous assurez l’assistanat exécutif, le suivi des projets transverses et la coordination avec la maison mère, les équipes commerciales et les visiteurs, tout en veillant au bien‑être et à la fluidité des opérations du site.

Responsibilities

• Gérer des agendas et priorités complexes
• Organiser déplacements professionnels
• Préparer, coordonner et assurer le suivi des réunions de Direction
• Coordonner la relation avec la maison mère
• Gérer les achats de fournitures et les stocks du bureau
• Accueillir les visiteurs et assurer l'interface avec les équipes
• Contribuer à la qualité de vie et au bien-être au travail

Skills

Gestion d'agendas

Coordination de projets

Relation clients

Office management

Job description

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un/une Assistant/e Exécutive/Office Manager Senior pour notre site de Paris (XVIème).

Véritable bras droit de la Direction et pilier de la vie du bureau parisien, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement du site, la qualité de l'expérience collaborateur et l'accompagnement des dirigeants au quotidien.

Avec des fonctions d’assistanat exécutif, d’office management et de coordination de projets transverses, vous évoluez dans un environnement exigeant, stimulant et à forte dimension relationnelle.

Vos missions

Assistanat exécutif auprès de la Direction

Vous accompagnez le CEO, le CFO et les membres du Comité de Direction dans la gestion de leur activité quotidienne :

• Gérer des agendas et des priorités complexes
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer, coordonner et assurer le suivi des réunions de Direction

Relations institutionnelles et investisseurs

• Assurer la coordination et le suivi de la relation avec la maison mère
• Préparer les éléments nécessaires aux échanges et réunions

Support commercial et relation clients

• Gérer les déclarations de conventions dans le respect des obligations réglementaires
• Accueillir et coordonner les visites clients sur le site parisien
• Assurer une interface fluide avec les équipes commerciales

Gestion des moyens généraux

• Gérer les achats de fournitures, équipements et stocks du bureau
• Passer et suivre les commandes auprès de prestataires
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des locaux et équipements

Office Management

• Accueillir les visiteurs (sur site et téléphonique)
• Accompagner les collaborateurs dans leurs besoins quotidiens
• Contribuer à la qualité de vie et au bien-être au travail

Vie du site et communication interne

• Organiser des événements internes, réunions, séminaires et temps forts d'équipe
• Participer à l'animation de la communauté interne
• Contribuer aux initiatives favorisant la cohésion et l'engagement des collaborateurs

Support transverse

• Soutenir ponctuellement les fonctions support, notamment sur des aspects juridiques
• Coordonner des sujets transverses selon les besoins de l'organisation