Assistant(e) Office Manager — Alternance

Tevali Partners; Paris; On-site; EUR 34,000 - 44,000; Full time

Job summary

Tevali Partners recherche un(e) Assistant(e) HR & Office Manager pour soutenir le bon fonctionnement du bureau à Paris. Vous serez le point de contact logistique et administratif pour les équipes et contribuerez à la gestion des locaux et des achats.

Formation Bac+4/5 en gestion, RH ou école de commerce. Maîtrise du Pack Office (Excel) et aisance avec les outils IA; expérience en comptabilité ou administration du personnel est un plus; l’Anglais professionnel est apprécié.

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent.
• Bonne maîtrise du Pack Office, Excel.
• À l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…). sait formuler un prompt clair.
• Une première expérience en administration du personnel et/ou comptabilité est un plus.
• Anglais professionnel apprécié.

Responsibilities

• Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets IT).
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle.
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux.
• Suivre les contrats fournisseurs et les stocks de fournitures de bureau.
• Organiser la logistique de l’onboarding des nouveaux salariés et archiver les dossiers.
• Saisir et suivre les factures fournisseurs et les notes de frais.
• Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies.

Skills

Office management

Administration du personnel

Anglais professionnel

Education

Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent

Tools

Excel

ChatGPT

Claude

Job description

Votre mission

Vous secondez la HR & Office Manager en tant qu’assistant(e), et l’accompagnez dans le bon fonctionnement quotidien du bureau, en étant un point de contact fiable pour les équipes sur l’ensemble des sujets logistiques et administratifs. Un poste concret, où votre organisation et votre sens du service ont un impact direct et visible sur le quotidien de toute l’équipe.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Office Management & Opérations

• Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux
• Suivre les contrats fournisseurs (alertes d’échéances, reconduction tacite)
• Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau

Support RH / Administration du personnel

• Organiser la logistique de l’onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)
• Classer et archiver les dossiers salariés
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance

Support Comptabilité / Finance

• Saisir et suivre les factures fournisseurs
• Rapprocher les notes de frais

Support transverse

• Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies

Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent

Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment) ; à l’aise avec les outils de gestion administrative

À l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…) : sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacité

Une première expérience ou un intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus

Aisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plus

Anglais professionnel apprécié (environnement international)

Les qualités humaines recherchées

• Confidentialité et discrétion à toute épreuve
• Esprit pragmatique et orienté solutions
• Sérieux et fiabilité dans l’exécution des tâches
• Vivacité d’esprit et réactivité face aux imprévus
• Force de proposition
• Sens du service et bon relationnel