Assistant direction polyvalent (H/F)

Actual group; Paris; Sur place; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

Actual group recherche un(e) assistant(e) auprès de la Direction Générale à Paris pour assurer l'administration et le pilotage des activités exécutives. Vous gérerez l'agenda, préparerez les dossiers et assurerez la liaison avec les interlocuteurs internes et externes.

Vous participerez aussi à la coordination des services généraux, au suivi des budgets et à l'organisation d'événements internes et externes, tout en soutenant la communication interne et les onboarding des nouveaux entrants.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et pilotage d'agenda exécutif.
• Capacité à filtrer et prioriser les flux d'informations.
• Maîtrise des supports de présentation et comptes-rendus.

Responsabilités

• Pilotage de l'agenda du Comex et organisation des réunions.
• Préparation des dossiers exécutifs et supports de présentation.
• Filtrage et gestion des e-mails et courriers prioritaires et confidentiels.
• Coordination avec les interlocuteurs internes et externes (clients, partenaires).
• Suivi des onboardings en lien avec DRH et DSI et gestion des accès.
• Veiller à l'excellence de l'environnement de travail et coordination des services généraux.
• Gestion des espaces de travail, budget et contrats fournisseurs.

Connaissances

Gestion d'agenda

Gestion administrative

Coordination interne

Organisation d'événements

Outils

MS Office

Description du poste

Assistanat auprès de la Direction Générale et Gestion administrative des nouveaux entrants :

• Pilotage de l'agenda du Comex : arbitrage des priorités, organisation des réunions et gestion des déplacements.
• Préparation des dossiers exécutifs : création, relecture et mise en forme de supports, comptes-rendus et présentations.
• Filtrage et gestion des flux d'information : traitement prioritaire et confidentiel des e-mails et courriers.
• Coordination des parties prenantes : interface clé avec les interlocuteurs internes et externes (clients, candidats, prestataires).
• Suivi des onboardings en lien avec la DRH et la DSI (Gestion des accès badges, téléphones et équipements pour les nouveaux collaborateurs avec la DSI

Coordination et suivi des Services Généraux:

• Veiller à l'excellence de l'environnement de travail en coordonnant l'ensemble des partenaires et prestataires de services (accueil, maintenance, fourniture bureau, sécurité).
• Gestion des espaces de travail et garantie d'un cadre de travail fonctionnel.
• Suivi budgétaire et contractuel : gestion du budget des services généraux, suivi des contrats fournisseurs et recherche continue d'optimisation des coûts.
• Gestion des équipements et stocks : suivi des commandes de fournitures et gestion du parc matériel en lien étroit avec la DSI.
• Maintenance et amélioration continue : prise en charge réactive des dysfonctionnements locaux et proposition d'ajustements pragmatiques pour fluidifier le quotidien du bureau.

Organisation d'Événements Internes & Externes

• Suivi d’événements d’entreprise : En lien avec la Directrice Marketing, vous êtes en charges de planifier des événements internes et externes.
• Accueil et représentation : prise en charge des visiteurs de marque (clients institutionnels, partenaires stratégiques).

Communication Interne:

• Contribution à l'animation de la communication interne (notes d'information)
• Support à l'organisation de temps forts collectifs (team buildings, événements internes RH)

Participation ponctuelle à quelques projets transverses en lien avec les équipes internes.