Assistant(e) Exécutive/Office Manager Senior F/H

VIVACY; Paris; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

VIVACY, basé à Paris, recherche un/une Assistant/e Exécutive/Office Manager Senior pour renforcer l’équipe du site Paris XVIe. Vous serez le bras droit de la Direction, garant du fonctionnement du bureau et de l’expérience collaborateur, avec un périmètre allant de l’assistanat exécutif à l’office management et la coordination de projets transverses.

Vous interviendrez auprès du CEO, CFO et du Comité de Direction, assurant la gestion des agendas, l’accueil des visiteurs et l’organisation

Qualifications

• Expérience en assistanat exécutif et office management.
• Capacité à coordonner des projets transverses.
• Aisance relationnelle et sens du service.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la coordination d’équipes.

Responsibilities

• Gérer les agendas et priorités des dirigeants.
• Organiser déplacements et réunions de Direction.
• Coordonner les échanges avec la maison mère et investisseurs.
• Gérer les relations avec les clients et les visites sur site.
• Gérer les achats, fournitures et fonctionnement des locaux.
• Accueillir les visiteurs et accompagner les collaborateurs.
• Participer à l’animation interne et à la vie du site.

Job description

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un/une Assistant/e Exécutive/Office Manager Senior pour notre site de Paris (XVIème).

Véritable bras droit de la Direction et pilier de la vie du bureau parisien, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement du site, la qualité de l'expérience collaborateur et l'accompagnement des dirigeants au quotidien.

Avec des fonctions d’assistanat exécutif, d’office management et de coordination de projets transverses, vous évoluez dans un environnement exigeant, stimulant et à forte dimension relationnelle.

Vos missions

Assistanat exécutif auprès de la Direction

Vous accompagnez le CEO, le CFO et les membres du Comité de Direction dans la gestion de leur activité quotidienne :

• Gérer des agendas et des priorités complexes
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer, coordonner et assurer le suivi des réunions de Direction

Relations institutionnelles et investisseurs

• Assurer la coordination et le suivi de la relation avec la maison mère
• Préparer les éléments nécessaires aux échanges et réunions

Support commercial et relation clients

• Gérer les déclarations de conventions dans le respect des obligations réglementaires
• Accueillir et coordonner les visites clients sur le site parisien
• Assurer une interface fluide avec les équipes commerciales

Gestion des moyens généraux

• Gérer les achats de fournitures, équipements et stocks du bureau
• Passer et suivre les commandes auprès de prestataires
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des locaux et équipements

Office Management

• Accueillir les visiteurs (sur site et téléphonique)
• Accompagner les collaborateurs dans leurs besoins quotidiens
• Contribuer à la qualité de vie et au bien-être au travail

Vie du site et communication interne

• Organiser des événements internes, réunions, séminaires et temps forts d'équipe
• Participer à l'animation de la communauté interne
• Contribuer aux initiatives favorisant la cohésion et l'engagement des collaborateurs

Support transverse

• Soutenir ponctuellement les fonctions support, notamment sur des aspects juridiques
• Coordonner des sujets transverses selon les besoins de l'organisation