Assistant(e) de Manager – Gestion Documentaire F/H

Groupe Talents Handicap; Lyon; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Le Groupe Talents Handicap propose un poste d’assistant(e) polyvalent au sein des équipes « Commercial and Customer Center » de la Business Unit Combustible, à Lyon.

Vous gérerez la documentation des courriers et notes techniques, enregistrerez en base documentaire et assurerez la diffusion interne et externe. Vous participerez au secrétariat et à l’assistance (réunions, notes de frais, organisation) et réaliserez la mise en forme de documents (Word, PowerPoint, Outlook).

Qualifications

• BTS Assistant de Direction ou équivalent avec expérience en gestion documentaire.
• Bonne pratique de la langue anglaise (parlée, écrite, lue).
• Maîtrise des outils bureautiques Word, PowerPoint et Outlook.

Responsibilities

• Gestion des courriers en réception et émission, enregistrement en base documentaire et diffusion.
• Gestion de l’évolution des structures documentaires et aide à la préparation de documents selon les nomenclatures client.
• Organisation et coordination de réunions, mise en forme de documents (Word, PowerPoint).
• Création et réception de demandes d’achats (SAP / Webcycle), fourniture de bureau et suivi du budget.
• Organisation de Workshops (Klaxoon) et propositions d’amélioration du fonctionnement.

Skills

Gestion documentaire

Anglais

Organisation

Travail en équipe

Education

BTS Assistant de Direction

ou équivalent

Tools

Word

PowerPoint

Outlook

SAP

Webcycle

Job description

Ce poste est situé au sein des équipes « Commercial and Customer Center » de la Business Unit Combustible (environ 100 personnes à Lyon).

Le cœur des missions est constitué par la gestion documentaire des documents (courriers, notes techniques) émis et reçus de nos clients :

• Gestion des courriers en réception : enregistrement en base documentaire et diffusion
• Gestion des courriers en émission : enregistrement en base documentaire, interne et éventuellement client ; diffusion interne et externe
• Gestion de l’évolution des structures documentaires
• Aide à la préparation de documents, notamment en cas de nomenclature documentaire imposée par le client

L’assistant(e) se verra également confier des missions plus classiques d’assistance ou secrétariat, partagées avec les autres assistantes de l’équipe, telles que :

• Gestion des missions et notes de frais associées
• Organisation et coordination de réunions
• Mise en forme de documents : lettre, compte-rendu (Word), présentation (Powerpoint),
• Création et réception de demande d’achats (SAP / Webcycle)
• Fournitures de bureau + suivi du budget
• Organisation de Workshop (Klaxoon)

L’assistant(e) sera également force de proposition d’amélioration sur le fonctionnement (suggestions).

Poste basé à Lyon - Gerland

Profil

• BTS Assistant de Direction ou de Manager, ou équivalent, avec une expérience en gestion documentaire
• Bonne pratique de la langue anglaise (parlée, écrite, lue)
• Maitrise des outils bureautiques (word, powerpoint, outlook)
• Rigueur, organisation
• Dynamisme, curiosité, sens du contact et du service, capacité à travailler en équipe

Nous croyons autant au potentiel et à la motivation qu’au parcours et aux expériences. Chaque candidature est étudiée avec attention.

L’accueil et l’intégration de nos collaborateurs sont au cœur de nos priorités : un accompagnement structuré vous permettra de prendre progressivement en main vos missions et de trouver pleinement votre place au sein de nos équipes.