Assistant(e) d'Équipe Internationale F/H

EDF; Lyon; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

EDF, division Produits et Technologies, Lyon, recherche un(e) assistant(e) administratif et organisationnel pour soutenir les équipes locales et les unités internationales (États‑Unis et Allemagne). Vous gérerez déplacements, notes de frais, réunions et la logistique des comités, tout en assurant le secrétariat courant et le suivi des achats.

Profil: excellente organisation, autonomie et aisance relationnelle dans un contexte multiculturel.

Qualifications

• Organisation et rigueur indispensables pour gérer l’assistance administrative et la logistique
• Autonomie, réactivité et sens du service en contexte multiculturel
• Excellente communication écrite et orale en anglais et français
• Maîtrise des outils Microsoft Office et des solutions SAP/Concur et documents internes

Responsibilities

• Assistance administrative et organisationnelle des équipes à Lyon et soutien des équipes aux États‑Unis et en Allemagne
• Organisation des déplacements professionnels et gestion des notes de frais
• Planification des réunions et logistique des comités en coopération avec les assistants des divisions
• Gestion courrier, diffusion de documents et archivage dans la base documentaire
• Réalisation des achats et suivi des commandes via SAP et Workcycle
• Veille au respect des standards de communication de l’entreprise

Skills

Organisation efficace

Autonomie

Sens du service

Communication écrite et orale

Esprit d'équipe

Tools

Microsoft Office

SAP

Concur

SharePoint

OneNote

Documentum

Job description

Au sein de la Division Produits et Technologies à dimension internationale (France, États-Unis, Allemagne) et rattaché(e) au Responsable de l'unité Product Life, vous assurez l'assistance administrative et organisationnelle des équipes basées à Lyon, composées d'une vingtaine de collaborateurs.

Vous apportez également votre soutien aux équipes américaines et allemandes de ces unités, représentant une dizaine de collaborateurs supplémentaires.

Principales responsabilités

• Assistance administrative et organisationnelle
• Organiser les déplacements professionnels : création des ordres de mission, réservations, suivi et saisie des notes de frais dans les outils dédiés.
• Planifier et coordonner la construction des ordres du jour des réunions d'équipe ainsi que la logistique des différents comités, en collaboration avec les assistantes des autres divisions.
• Assurer les activités courantes de secrétariat telles que gestion du courrier, mise en forme et diffusion de documents, classement et archivage dans la base documentaire, mise à jour des plannings de congés et des notes d'intérim.
• Réaliser les demandes d'achat et assurer le suivi des commandes ainsi que leur réception via les outils SAP et Workcycle.
• Veiller au respect et à l'application des standards de communication de l'entreprise (présentations PowerPoint, documents institutionnels, etc.).

Missions transverses

• Assurer le rôle de correspondant(e) informatique de la division.
• Accompagner et former les collaborateurs de l'entité à l'utilisation des outils et applications internes (OneNote, synchronisation des données, File Transfer, SharePoint, Concur et autres outils collaboratifs).
• Participer activement au réseau des assistant(e)s du périmètre Fuel Lyon afin de favoriser le partage des bonnes pratiques et l'amélioration continue des processus.

Compétences et qualités attendues

• Excellente organisation, rigueur et sens de la méthode.
• Autonomie, réactivité et fort sens du service.
• Capacité à travailler en équipe dans un contexte multiculturel et international.
• Force de proposition et capacité d'initiative.
• Excellentes qualités relationnelles ainsi que de communication écrite et orale.

Compétences techniques

• Maîtrise avancée du Pack Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote, avec capacité à promouvoir et accompagner son déploiement au sein des équipes.
• Bonne maîtrise de SAP (création, modification et validation des demandes d'achat, suivi des commandes).
• Bonne connaissance de Concur pour la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais.
• Maîtrise des outils de gestion documentaire, notamment Documentum.

Langues

• Anglais professionnel courant indispensable, à l'écrit comme à l'oral, afin d'interagir efficacement avec les équipes internationales.

Nous croyons autant au potentiel et à la motivation qu’au parcours et aux expériences. Chaque candidature est étudiée avec attention.

L’accueil et l’intégration de nos collaborateurs sont au cœur de nos priorités : un accompagnement structuré vous permettra de prendre progressivement en main vos missions et de trouver pleinement votre place au sein de nos équipes.