Assistant de Manager - Gestion Documentaire F/H

Employeur confidentiel; Lyon; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

Employeur confidentiel à Lyon recrute un(e) assistant(e) au sein des équipes « Commercial and Customer Center » de la Business Unit Combustible. Le poste implique une forte gestion documentaire et des tâches de secrétariat.

Vous serez formé(e) à l'enregistrement des documents et à la diffusion auprès des interlocuteurs internes. Débutant accepté, vous participerez à l'organisation de réunions, à la préparation de documents et à l'amélioration des processus.

Qualifications

• Expérience en secrétariat souhaitée.
• Maîtrise du Pack Office (Word, PowerPoint).
• Capacité à organiser et suivre des réunions.
• Rigueur dans la gestion documentaire.

Responsibilities

• Gestion des courriers en réception et diffusion.
• Enregistrement en base documentaire des courriers.
• Gestion des courriers en émission et diffusion interne.
• Aide à la préparation de documents et nomenclature imposée par le client.
• Proposition d'améliorations du fonctionnement.
• Gestion des notes de frais et des réunions.
• Création et réception de demandes d'achats (SAP/Webcycle).
• Fournitures de bureau et suivi du budget.
• Organisation de Workshops (Klaxoon).

Skills

Secrétariat

Gestion documentaire

Organisation

Tools

SAP

Webcycle

Klaxoon

Word

PowerPoint

Job description

Ce poste est situé au sein des équipes « Commercial and Customer Center » de la Business Unit Combustible (environ 100 personnes à Lyon). Le cœur des missions est constitué par la gestion documentaire des documents (courriers, notes techniques) émis et reçus de nos clients :

L'assistant(e) se verra également confier des missions plus classiques d'assistance ou secrétariat, partagées avec les autres assistant(e) de l'équipe, telles que :

• Gestion des courriers en réception : enregistrement en base documentaire et diffusion
• Gestion des courriers en émission : enregistrement en base documentaire, interne et éventuellement client ; diffusion interne et externe
• Gestion de l'évolution des structures documentaires
• Aide à la préparation de documents, notamment en cas de nomenclature documentaire imposée par le client

L'assistant(e) sera également force de proposition d'amélioration sur le fonctionnement (suggestions).

• Gestion des missions et notes de frais associées
• Organisation et coordination de réunions
• Mise en forme de documents : lettre, compte-rendu (Word), présentation (Powerpoint),
• Création et réception de demande d'achats (SAP / Webcycle)
• Fournitures de bureau + suivi du budget
• Organisation de Workshop (Klaxoon)

Débutant accepté