Assistant.e de la Direction Générale Rattaché.e à la DGA Ressources

Villee De Romainville; Romainville; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une commune dynamique recrute un.e Assistant.e de la Direction Générale pour soutenir la Directrice Générale Adjointe. Le poste implique la gestion des agendas, l'organisation des réunions et le suivi des dossiers administratifs. Les candidats doivent posséder des compétences rédactionnelles solides, une maîtrise des outils bureautiques et une connaissance du milieu administratif. Une bonne réactivité, rigueur et diplomatie sont essentielles pour ce rôle. Poste à pourvoir dès que possible avec divers avantages sociaux.

Prestations

Titre-restaurant

Participation à la mutuelle

Prime annuelle

Qualifications

• Compétences avérées en gestion, organisation, communication et accueil.
• Maîtrise impérative de l’orthographe.
• Grande confidentialité et diplomatie dans les échanges.

Responsabilités

• Apporter une aide permanente à la Directrice Générale Adjointe.
• Gérer les agendas, les déplacements et la logistique des réunions.
• Suivre les courriers et les parapheurs.

Connaissances

Compétences rédactionnelles

Maîtrise bureautique

Compétences organisationnelles

Maîtrise des procédures administratives

Esprit d’initiative

Outils

Word

Excel

Description du poste

Commune de 35 380 habitants (surclassée 40 000 à 80 000 habitants) de l’Est parisien en fort développement, reliée à Paris directement par la ligne 11, membre de l’Établissement Public Territorial Est Ensemble, la Ville de Romainville met en œuvre une transformation écologique et sociale ambitieuse, avec la volonté de faire autrement : favoriser la construction collective des politiques publiques (élus, agents municipaux, tissu associatif, habitants) et veiller à la transparence des décisions.

La ville de Romainville recrute :

Un.e Assistant.e de la Direction Générale

Rattaché.e à la DGA Ressources à temps complet

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (B)

Poste ouvert aux titulaires dans les conditions statutaires et aux contractuels

Rattaché.e à la Direction Générale, vous assurez des fonctions d’assistanat administratif auprès de la Directrice Générale Adjointe du département Ressources (DGA Ressources).

Vos compétences avérées en gestion, organisation, communication, information, et accueil vous permettent de lui apporter une aide permanente pour faciliter, fluidifier et accompagner son travail.

Vous travaillez en interaction avec l’ensemble des services et, en coordination étroite, avec le Cabinet du Maire, le secrétariat des Élues et avec les assistantes rattachées à la direction générale des services.

Vous pouvez assurer leur intérim afin de garantir la continuité de service.

Vous assurez l’organisation et la gestion du quotidien, et vous :

• assurez l’accueil physique, téléphonique et par courriel
• gérez et planifiez les agendas, les déplacements, l’organisation et la logistique des réunions
• fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
• suivez le calendrier des principales échéances de l’activité de la Direction générale des services et des instances
• rédigez, mettez en forme et valorisez les supports écrits
• suivez les courriers et les parapheurs (notamment, le suivi des réponses aux usagers…)
• créez et mettez à jour les tableaux de bord, les indicateurs et les bases de données
• alertez sur les échéances et sur des zones de tension, des points critiques
• gérez les congés et les intérims
• triez, éliminez ou versez aux archives des documents papiers, électroniques et numériques
• gérez la circulation et la diffusion d’informations internes et externes
• tenez à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

Vous apportez une assistance particulière sur des dossiers thématiques (finances, ressources humaines, juridique, systèmes d’informations, entretien des bâtiments…) Vous instruisez et pré-instruisez les dossiers thématiques.

A titre d’exemple :

• RH : suivi des courriers de réclamation des agents, complétude de tableaux de bord relatifs au pilotage de la masse salariale, traitement d’éléments statistiques sur le rapport social unique, accompagnement dans la gestion de certaines situations individuelles complexes
• Finances : organisation des conférences budgétaires et des supports, réalisation de tableaux de synthèse budgétaire, aide et suivi de la préparation du budget et de son exécution
• SPEC (entretien des bâtiments communaux) : accompagnement du service dans l’organisation et la gestion administrative du quotidien, suivi de la mise en œuvre des actions décidées en réunion de service, communication des informations et notes de service auprès des agents

Compétences et qualités requises

• Compétences rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe impérative
• Maîtrise bureautique (Word, Excel, publipostage, si possible BO…)
• Maîtrise des techniques de secrétariat, de recherches documentaires et d’informations réglementaires
• Savoir diffuser une information, classer et archiver
• Compétences organisationnelles avérées et capacité à prioriser
• Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et politique des collectivités territoriales
• Maîtrise des procédures administratives, savoir rédiger un acte administratif
• Rigueur, réactivité et anticipation
• Grande confidentialité
• Diplomatie et courtoisie, disponibilité
• Esprit d’initiative et autonomie

Conditions

37 h30 par semaine du lundi au vendredi + 15 ARTT et 25 jours de congés annuels

Déplacements réguliers sur le territoire de la ville (permis de conduire facultatif)

Télétravail : ponctuel

Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de prime annuelle

Titre-restaurant

Participation à la mutuelle (si labellisée) et possibilité d’adhérer à un contrat de groupe Prévoyance

Ville adhérente à Plurelya, gestionnaire d’œuvres sociales

Poste à pourvoir dès que possible.

Date limite de candidature : 30/12/2025

Pour répondre à cette offre, merci d’adresser votre CV et lettre de motivation à :

Monsieur le Maire

par mail à :

[e-mail]

Pour tout renseignement, vous pouvez contacter la Direction des Relations Humaines au 01.49.15.55.60.

N.B : la date limite de dépôt des dossiers de candidatures mentionnée est à titre indicatif, des jurys de recrutement sont organisés tout au long de la procédure de recrutement.