Assistant(e) de Direction (H/F) – CDD 12 mois

Lesaffre; France; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Lesaffre Iberica SA recherche un/une assistant(e) en support de la Direction Gouvernance, Risques et Conformité (GRC), Juridique et Audit interne, pour un remplacement. Vous assurerez le soutien administratif et organisationnel et contribuerez au reporting via les outils digitaux et à la maintenance du SharePoint destiné aux clients internes.

Des missions budgétaires et administratives ponctuelles incluront le suivi des documents SAP, l’organisation de réunions et l’accueil des participants,

Qualifications

• Support administratif et organisationnel de la direction.
• Expérience avec des outils digitaux et gestion documentaire.
• Connaissance SAP et SharePoint souhaitée.

Responsibilities

• Gérer le reporting à partir des outils digitaux de la direction.
• Mettre à jour les sites SharePoint destinés aux clients internes.
• Organiser les conventions internationales et les réunions.
• Proposer des améliorations pour l’efficacité administrative.
• Gérer le rangement des dossiers sur le SharePoint privé.
• Support ponctuel sur l’accueil, la réception de colis et courrier.

Skills

Organisation

Autonomie

Rigueur

Tools

SAP

SharePoint

MS Office

Job description

Au sein de a direction Gouvernance, Risques et Conformité (GRC), Juridique et Audit interne de Lesaffre International, nous recherchons (pour un remplacement) un assistant ou une assistante en support de l’ensemble de la Direction. Vous présentez un intérêt pour le support administratif et organisationnel d’une équipe mais également pour un travail dans un contexte international.

Missions principales :

Garant(e) de la bonne gestion administrative et organisationnelle du service, vous aurez, sous la supervision de la Directrice GRC, Juridique et Audit interne et en collaboration avec les autres départements de la direction, les missions suivantes :

Sur le volet digital – aide à la gestion des outils digitaux :

• Support pour les besoins de reporting à partir des outils digitaux de la Direction, et si besoin, aide à la rédaction de présentations
• Support pour les mises à jour des sites SharePoint utilisés comme outil de communication pour les «clients internes» de la Direction

Sur le volet gestion administrative:

• Support pour l’organisation de conventions internationales Lesaffre des différents départements de la Direction
• Être force de proposition pour améliorer l’efficacité administrative de la Direction
• Proposition de logique et organisation du rangement des dossiers sous le SharePoint privatif de la Direction
• Si besoin, ponctuellement, aide à l’organisation de réunions (en présentiel ou distanciel) ou de la réception des participants (repas et réservations à prévoir, accueil à leur arrivée…)
• Le cas échéant, support aux tâches administratives comme la réception de colis ou la distribution de courrier

Sur le volet budgétaire :

• Support pour le suivi du budget de la Direction
• Être le point d’entrée de l’outil digital SAP pour tout ce qui touche au budget: création de fournisseurs, entrée de bons de commande, et suivi des commandes passées, suivi des factures et de la bonne intégration de toutes ces données
• Être le/la garant(e) du suivi du process sur les facturations et l’utilisation de SAP par les membres de la Direction

En fonction des sujets, vous pourrez être amené(e) à travailler en autonomie sur certains dossiers confiés par votre responsable hiérarchique ainsi que par son équipe.