Assistant(e) de Direction (H/F)

Ecosystem; Courbevoie; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

ecosystem recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir la direction de l’Exploitation et la Direction Marketing & Communication. Vous assurerez la coordination administrative, la gestion des agendas, les déplacements et les notes de frais.

Vous gérerez les achats via SAP, le traitement des factures, le classement et les reporting budgétaires. Profil: Bac+2, 5 ans d’expérience, maîtrise du FR et anglais B2, suite Office.

Qualifications

• Expérience d’au moins 5 ans en assistanat de direction ou office manager.
• Maîtrise parfaite du français, à l’écrit comme à l’oral.
• Anglais courant, niveau minimum B2, à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise avancée d’Excel, Word, PowerPoint, Teams et Outlook.

Responsibilities

• Gérer et coordonner les agendas des Directeurs et priorités.
• Organiser déplacements professionnels et suivi logistique.
• Préparer et participer aux réunions, rédiger les supports et comptes rendus.
• Suivre les budgets et réaliser les tableaux Excel de suivi.

Skills

Gestion administrative

Relationnel

Autonomie

Education

Bac+2 minimum en assistanat de direction

Tools

Microsoft Office

SAP

Job description

Type du poste Contrat à Durée Indéterminée

Entreprise

Nous sommes un éco-organisme, c'est-y-a-dire une entreprise à but non lucratif agréée par les pouvoirs publics. Nous œuvrons à l’allongement de la durée de vie des équipements électriques et électroniques (EEE) en soutenant la réparation et le réemploi, et en assurant leur dépollution et recyclage lorsqu'ils sont en fin de vie. Nous prenons en charge les EEE ménagers et professionnels, les ampoules et les batteries. En 2026, ecosystem marque 20 ans d’engagement et d’actions au service de l’industrie circulaire.

En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous collaborez étroitement avec la direction de l'Exploitation et la Direction Marketing & Communication. Vous assurez la coordination des activités et la gestion administrative de ces directions, jouant un rôle clé dans la réussite de notre structure.

Assistance de direction et coordination des équipes:

• Gérer et coordonner les agendas des Directeurs, en veillant à l’optimisation de leurs priorités
• Organiser les déplacements professionnels des directeurs et de leurs équipes : réservations, logistique et suivi de facturation
• Préparer, organiser et participer aux réunions, comités et événements internes ou externes (ex : groupes de travail, séminaires d’équipe, assisses…)
• Préparer, rédiger les supports de réunions
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions, puis assurer le suivi des actions décidées le cas échéant
• Gérer les mails, appels téléphoniques, le courrier ainsi que les communications administratives
• Assurer le classement, l’archivage et la confidentialité des documents et informations traités
• Préparer et traiter les notes de frais
• Assurer des échanges en transversalité avec les autres directions en fonction des sujets
• Assurer la suppléance des autres assistantes de direction de l’entreprise en cas d’absence

Gestion administrative, achats et suivi budgétaire:

• Créer les demandes d’achat des directions dans SAP, sur la base des devis et contrats transmis par les équipes
• Suivre le processus de validation des demandes d’achat et réceptionner les bons de commande
• Transmettre les bons de commande aux fournisseurs et les archiver dans les dossiers concernés
• Vérifier et valider la conformité des factures, en lien avec les équipes internes et les fournisseurs
• Assurer le suivi de la facturation, des engagements et des budgets des deux directions
• Mettre à jour les tableaux Excel de suivi des commandes et des dépenses
• Organiser un reporting régulier avec les directions sur le suivi budgétaire

Profil recherché

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens du relationnel, vous savez gérer les priorités dans un environnement exigeant et dynamique. Vous faites preuve de discrétion, d'autonomie et d'un réel sens du service.

• Diplôme de niveau Bac+2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou formation équivalente.

Compétences et expérience requises:

• Expérience d’au moins 5 ans en tant qu’assistant(e) de direction ou sur une fonction similaire (ex: office manager) ;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit ;
• Niveau d’anglais courant, oral et écrit (minimum B2) ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams et Outlook) ;
• Une connaissance de SAP ou d’un outil de gestion des achats/factures constitue un atout ;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à respecter les délais et à suivre les priorités ;
• Sens de l’organisation, précision et fiabilité ;
• Aptitude à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des interlocuteurs variés ;
• Sens de la confidentialité et excellente qualité de service.

Chez ecosystem, nous croyons en la diversité et l’inclusion, et nous nous engageons à offrir des opportunités équitables à tous. Cette offre d’emploi est ouverte à toutes les personnes qualifiées, y compris celles en situation de handicap.