Assistant(e) de Direction — Coordination & Projets SG

Préfecture du Puy-de-Dôme; Clermont-Ferrand; On-site; EUR 28,000 - 32,000; Full time

Job summary

La Préfecture du Puy-de-Dôme recherche un agent chargé des missions du secrétariat général, sous l’autorité du secrétaire général, en liaison avec les directeurs et chefs de service, afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien du secrétariat et des services concernés.

Vous gérerez les appels, les agendas, le courrier et l’archivage, organiserez les réunions et préparerez les dossiers de séance, tout en assurant des missions transversales et le lien avec les services supports.

Responsibilities

• assister et contribuer au bon déroulement, dans l’organisation quotidienne de leur travail, des activités des directeurs, chefs de service, de leurs adjoints, et des chargés des missions;
• gérer les appels téléphoniques et l’orientation des interlocuteurs au sein des directions et services du secrétariat général;
• gérer les agendas des directeurs et chefs de service;
• gérer le courrier, le système de chrono et l'archivage papier et numérique ainsi que les boîtes mail fonctionnelles;
• organiser les réunions, visioconférences, rendez-vous et préparer les dossiers de séance (ordre du jour, convocations, supports) afférents, mettre à jour les modèles de documents administratifs;
• assurer des missions administratives transversales (rédaction et mise en forme de courriers, traitement de dossiers ponctuels) ;
• assurer le lien avec les services logistiques, techniques et informatiques, coordonner les demandes de moyens matériels.

Job description

La Préfecture du Puy-de-Dôme recherche un agent chargé des missions du secrétariat général, sous l’autorité du secrétaire général, en liaison avec les directeurs et chefs de service, afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien du secrétariat et des services concernés.

Vous gérerez les appels, les agendas, le courrier et l’archivage, organiserez les réunions et préparerez les dossiers de séance, tout en assurant des missions transversales et le lien avec les services supports.