Assistant(e) de direction auprès de plusieurs services (H/F)

Préfecture du Puy-de-Dôme; Clermont-Ferrand; On-site; EUR 28,000 - 32,000; Full time

Job summary

La Préfecture du Puy-de-Dôme recherche un agent chargé des missions du secrétariat général, sous l’autorité du secrétaire général, en liaison avec les directeurs et chefs de service, afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien du secrétariat et des services concernés.

Vous gérerez les appels, les agendas, le courrier et l’archivage, organiserez les réunions et préparerez les dossiers de séance, tout en assurant des missions transversales et le lien avec les services supports.

Responsibilities

• assister et contribuer au bon déroulement, dans l’organisation quotidienne de leur travail, des activités des directeurs, chefs de service, de leurs adjoints, et des chargés des missions;
• gérer les appels téléphoniques et l’orientation des interlocuteurs au sein des directions et services du secrétariat général;
• gérer les agendas des directeurs et chefs de service;
• gérer le courrier, le système de chrono et l'archivage papier et numérique ainsi que les boîtes mail fonctionnelles;
• organiser les réunions, visioconférences, rendez-vous et préparer les dossiers de séance (ordre du jour, convocations, supports) afférents, mettre à jour les modèles de documents administratifs;
• assurer des missions administratives transversales (rédaction et mise en forme de courriers, traitement de dossiers ponctuels) ;
• assurer le lien avec les services logistiques, techniques et informatiques, coordonner les demandes de moyens matériels.

Job description

Groupe RIFSEEP 1
Durée attendue sur le poste: 3 ans
Vos activités principales:
Sous l’autorité du secrétaire général, en liaison avec les directeurs, chefs de service et chargés de mission du secrétariat général, vous serez chargé de missions générales et de tâches particulières au bénéfice des directions et services du secrétariat général, en fonction des besoins, notamment:

• assister et contribuer au bon déroulement, dans l’organisation quotidienne de leur travail, des activités des directeurs, chefs de service, de leurs adjoints, et des chargés des missions;
• gérer les appels téléphoniques et l’orientation des interlocuteurs au sein des directions et services du secrétariat général;
• gérer les agendas des directeurs et chefs de service;
• gérer le courrier, le système de chrono et l'archivage papier et numérique ainsi que les boîtes mail fonctionnelles;
• organiser les réunions, visioconférences, rendez-vous et préparer les dossiers de séance (ordre du jour, convocations, supports) afférents, mettre à jour les modèles de documents administratifs;
• assurer des missions administratives transversales (rédaction et mise en forme de courriers, traitement de dossiers ponctuels) ;
• assurer le lien avec les services logistiques, techniques et informatiques, coordonner les demandes de moyens matériels.

Vous assurerez par ailleurs la suppléance du secrétariat du secrétaire général.
Votre environnement professionnel:
Espace de travail partagé avec le secrétariat du secrétaire général
Activités du service
Le secrétariat général de la préfecture du Puy-de-Dôme regroupe:

• la direction de la citoyenneté et des collectivités locales,
• la direction des migrations et de l’intégration,
• le service de coordination des politiques publiques et de l’appui territorial,
• le centre d’expertise et des ressources titres,
• une plateforme main d’œuvre étrangère,
• un référent fraude départemental,
• un chargé de mission «contrôle interne et maîtrise des risques financiers – accompagnement des projets de développement économiques».

Liaisons hiérarchiques
Le secrétaire général
Liaisons fonctionnelles
Ensemble des chefs de service et directeurs, secrétariat préfète, chargés de mission, directions départementales interministérielles
personnes à contacter:

• Monsieur le secrétaire général: Etienne de la FOUCHARDIERE [e-mail]
• Madame la directrice du SGCD: Marie-Paule JUILHARD [e-mail]

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Des contraintes horaires et de disponibilité peuvent ponctuellement être imposées lors de la suppléance du secrétaire du secrétaire général ou lors de pics d’activité des directions et services.
Vos perspectives:
Évolution sur un poste similaire ou comportant un suivi de dossier.

Présentation de Préfecture du Puy-de-Dôme

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