Assistant(e) de direction

CEVA Logistics; Courbevoie; Sur place; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

CEVA Logistics recherche une Assistante de Direction pour épauler le Vice-Président Air & Ocean. Vous assurez la coordination des agendas, des déplacements et des projets transverses dans un cadre international.

Vous anticipez les besoins, préparez les réunions, gérez les budgets évènements et assurez la confidentialité et le professionnalisme dans toutes les interactions en français et en anglais.

Qualifications

• Formation supérieure en assistanat de direction et 8 ans d'expérience dans le domaine.
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• Maîtrise d'Office 365 (Excel et PowerPoint) et connaissance des outils administratifs, financiers et achats.

Responsabilités

• Gestion des agendas complexes du Chef de service.
• Préparation et suivi des budgets des événements professionnels.
• Réservation de voyages et hôtels, demandes de visas.
• Préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la mission du Chef de service.
• Gestion des notes de frais et des factures électroniques; relation avec la comptabilité.
• Réalisation des commandes de matériel et vérification des livraisons.
• Collaboration avec les services support et partenaires internes/externes.

Connaissances

Gestion d'agendas

Organisation d'événements

Gestion budgétaire

Voyages et visas

Notes de frais

Factures électroniques

Gestion projets transverses

Français & Anglais

Autonomie

Relationnel

Proactivité

Formation

Formation supérieure assistanat

Expérience en assistanat de direction

Outils

Microsoft Office 365

Excel

PowerPoint

SAP

JDE

KDS Neo

Description du poste

Apporter un soutien de haut niveau au Vice-Président Air & Ocean Products, membre du COMEX, en assurant une gestion proactive de ses activités au quotidien. Le poste couvre la coordination des agendas, des déplacements, des événements, des processus internes et des projets transverses dans un environnement international dynamique.

Véritable point de contact et partenaire de confiance, l'Assistante de Direction anticipe les besoins, facilite la prise de décision, coordonne les priorités et entretient des relations de qualité avec les équipes et les partenaires internes et externes.

Le rôle vise à garantir une organisation fluide, une communication efficace en français et en anglais, ainsi qu'un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme dans toutes les interactions.

Assistante de Direction interagit quotidiennement avec les dirigeants qu'elle assiste ainsi qu'avec leurs équipes directes afin d'assurer la coordination efficace des activités, des réunions, des déplacements et des projets. Le rôle requiert également des échanges réguliers avec les fonctions support (Ressources Humaines, Finance et Comptabilité, Achats, IT, Communication), les autres assistants(es) de direction du Groupe, ainsi qu'avec des partenaires et prestataires externes.

Dans un environnement international, le poste implique une collaboration fréquente avec des interlocuteurs de différents pays, régions et niveaux hiérarchiques.

• Gestion des agendas complexes du Chef de service (prise de RDV, suivi congés d'équipe...)
• Préparation, organisation et suivi des budgets des différents évènements professionnels (réunions externes, déplacements, séminaires...)
• Réservation de voyages et hôtels, demandes de visas
• Préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la mission du Chef de service (documentation, supports de communication, notes diverses pour les réunions, mises à jour des présentations PPT,...)
• Gestion des notes de frais
• Suivi et validation des factures électroniques ; relations avec la comptabilité
• Réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons

Votre profil :

• Formation supérieure en assistanat de direction, administration ou domaine équivalent.
• Minimum 8 ans d'expérience en assistanat de direction, office management ou fonction similaire.
• Expérience confirmée du support à des dirigeants et de la coordination de multiples parties prenantes.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office 365, notamment Excel et PowerPoint.
• Bonne connaissance des processus administratifs, financiers et achats ainsi que des outils tels que SAP, JDE ou KDS Neo.
• Expérience de la gestion de projets transverses et de l'organisation d'événements professionnels.
• Sens de l'organisation, gestion des priorités et capacité à travailler sur plusieurs sujets simultanément.
• Autonomie, proactivité et sens de l'anticipation.
• Excellentes qualités relationnelles et de communication.
• Discrétion, professionnalisme et sens de la confidentialité.
• Esprit d'équipe, adaptabilité et capacité à fédérer des interlocuteurs de tous niveaux.