ASSISTANT.E DE DIRECTION F-H

Safran S.A.; Saint-Ouen-l'Aumône; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Safran S.A. recherche un(e) assistant(e) de direction rattaché(e) à la direction Engineering pour assurer coordination, organisation et gestion administrative des activités.

Vous accompagnerez le directeur et les équipes dans leurs activités quotidiennes, organiserez réunions, déplacements et événements, et veillerez au respect des procédures et à la conformité des dossiers. Maîtrise des outils Office, anglais professionnel et discrétion absolue requises; profil organisé, réactif et capable de

Qualifications

• Formation supérieure en assistanat de direction requise.
• Expérience en assistanat dans un environnement exigeant et structuré souhaitée.
• Maîtrise des outils MS Office et connaissance des SI (PLM, GED, ERP).

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et organisationnelle du service.
• Organiser et coordonner les réunions, déplacements, séminaires et événements professionnels.
• Gérer les agendas et le suivi administratif des activités du périmètre.
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des indicateurs et notes de frais.

Connaissances

Microsoft Office

Anglais professionnel

Rédaction

Organisation

Rigueur

Confidentialité

Autonomie

Esprit d'initiative

Formation

Formation supérieure en assistanat de direction

Outils

PLM

GED

ERP

Description du poste

Rattaché(e) à la direction Engineering, vous assurez un rôle central dans l'organisation, la coordination et la gestion administrative des activités.Véritable point de coordination, vous accompagnez le directeur et les équipes dans leurs activités quotidiennes et êtes garant(e) de la bonne organisation logistique des différents événements et réunions.Vous veillez également au respect des procédures et à la conformité des dossiers relevant de votre périmètre.

Vos principales missions

Gestion administrative et organisationnelle

• Assurer, lorsque nécessaire, la prise de rendez-vous et la réservation des salles.
• Participer à la gestion des agendas des directeurs du secteur attribué.
• Organiser et coordonner les réunions, déplacements, séminaires, conférences et différents événements professionnels.
• Gérer les différents intervenants internes et externes nécessaires à l'organisation des événements.
• Assurer le suivi administratif des activités du périmètre confié.
• Préparer, participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.
• Accompagner les équipes dans leurs activités quotidiennes en facilitant leur organisation.
• Assurer la mise à jour et le suivi des indicateurs de votre périmètre.
• Gérer les notes de frais et assurer leur suivi.

Gestion documentaire et communication

• Préparer et mettre en forme les dossiers et documents nécessaires à l'activité du service.
• Assurer la gestion, l'indexation, le classement et le stockage des documents.
• Préparer les supports de communication nécessaires aux différentes activités.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants, notamment les courriers et les e-mails.
• Assurer l'orientation des appels téléphoniques lorsque nécessaire.
• Identifier les éventuelles non-conformités documentaires et proposer des solutions d'amélioration.

Gestion logistique

• Être garant(e) de la bonne organisation logistique des événements et activités relevant de votre périmètre.
• Coordonner les différents acteurs internes et externes.
• Selon l'organisation du site, assurer la gestion du parc automobile : commandes, assurances, suivi des sinistres et restitutions.

Qualité, sécurité et conformité

Dans le cadre de vos fonctions, vous veillez au respect des procédures et consignes applicables en matière de :

• Qualité
• Santé et Sécurité
• Cybersécurité
• Préservation de l'environnement
• Conformité et éthique
• Réglementation applicable

Votre profil

De formation supérieure en assistanat de direction, gestion administrative ou domaine similaire, vous disposez idéalement d'une expérience significative sur un poste d'assistanat de direction ou d'assistanat dans un environnement exigeant et structuré.Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre sens du service. Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, prioriser vos activités et travailler avec des interlocuteurs de différents niveaux.

Compétences recherchées

• Maîtrise des outils Microsoft Office.
• Connaissance des outils et méthodes d'amélioration continue.
• Maîtrise de l'anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral, niveau C2.
• Connaissance ou capacité à utiliser des systèmes d'information tels que : PLM – Product Lifecycle Management ; GED – Gestion Électronique des Documents ; ERP.
• Bonne capacité rédactionnelle et aisance dans la préparation de supports et de comptes rendus.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.
• Rigueur et attention portée à la confidentialité des informations.
• Excellent relationnel et capacité à travailler avec des interlocuteurs internes et externes.
• Autonomie, réactivité et esprit d'initiative.