Assistant(e) Administrative et RH

Quatro Apparel Inc.; Bièvres; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Quatro Apparel Inc. recherche un(e) Assistant(e) RH et Administration générale pour prendre en charge la paie, le suivi des congés, les dossiers du personnel et l'organisation des arrivées et départs.

Le poste couvre l'administration des locaux, la gestion des déplacements professionnels et le lien avec les prestataires externes. Vous participerez aussi au recrutement et au support administratif courant.

Responsabilités

• Préparation et transmission des éléments variables de paie
• Suivi des congés, absences et arrêts maladie
• Gestion et mise à jour des dossiers du personnel
• Organisation des arrivées et départs des collaborateurs
• Suivi des périodes d'essai et des échéances RH
• Organisation des visites médicales
• Préparation des documents nécessaires aux entretiens annuels
• Support au processus de recrutement
• Réponse aux demandes administratives courantes des salariés
• Gestion du courrier et de l'archivage des documents
• Gestion des fournitures et consommables de bureau
• Suivi administratif des contrats et abonnements
• Coordination des échanges avec les prestataires externes
• Contrôle et transmission des factures
• Organisation logistique des réunions et événements internes
• Organisation des déplacements professionnels
• Réservation des vols, trains, hôtels et véhicules de location
• Préparation des informations et formalités nécessaires aux déplacements
• Suivi administratif des dépenses liées aux voyages
• Point de contact administratif avec les transporteurs et partenaires logistiques
• Suivi administratif des contrats de prestation
• Coordination des échanges avec les fournisseurs
• Suivi des litiges administratifs et relances associées
• Participation à la recherche et à la comparaison de nouveaux prestataires
• Suivi des échéances de contrats et préparation des renouvellements
• Suivi des dossiers d'assurance et des éventuels sinistres
• Commande des fournitures, équipements et consommables
• Gestion administrative des téléphones, ordinateurs et équipements des salariés
• Coordination avec les prestataires informatiques
• Suivi des stocks de matériel de bureau
• Organisation des cadeaux clients et collaborateurs

Description du poste

• Préparation et transmission des éléments variables de paie.
• Suivi des congés, absences et arrêts maladie.
• Gestion et mise à jour des dossiers du personnel.
• Organisation des arrivées et départs des collaborateurs.
• Suivi des périodes d'essai et des échéances RH.
• Organisation des visites médicales.
• Préparation des documents nécessaires aux entretiens annuels.
• Support au processus de recrutement (publication des annonces, organisation des entretiens, réponses aux candidats).
• Réponse aux demandes administratives courantes des salariés.

Administration générale et office management

• Gestion du courrier et de l'archivage des documents.
• Gestion des fournitures et consommables de bureau.
• Suivi administratif des contrats et abonnements (téléphonie, internet, imprimantes, assurances, etc.).
• Coordination des échanges avec les prestataires externes.
• Contrôle et transmission des factures aux services concernés.
• Organisation logistique des réunions et événements internes.

Gestion des locaux et des moyens généraux

• Suivi des relations avec le propriétaire et les prestataires de maintenance.
• Coordination des interventions techniques et des prestataires.
• Organisation du ménage et de l'entretien des bureaux.
• Commande du mobilier et du matériel nécessaire au bon fonctionnement des équipes.
• Participation à l'aménagement des espaces de travail.
• Veille au bon fonctionnement des locaux et au confort des collaborateurs.

Gestion des déplacements professionnels

• Organisation des déplacements professionnels des collaborateurs.
• Réservation des vols, trains, hôtels et véhicules de location.
• Préparation des informations et formalités nécessaires aux déplacements.
• Suivi administratif des dépenses liées aux voyages.
• Assistance logistique aux collaborateurs dans le cadre de leurs déplacements.

Gestion des partenaires et prestataires

• Point de contact administratif avec les transporteurs et partenaires logistiques (UPS, DHL) en support de Morgane C.
• Suivi administratif des contrats de prestation.
• Coordination des échanges avec les fournisseurs et prestataires de services.
• Suivi des litiges administratifs et relances associées.
• Participation à la recherche et à la comparaison de nouveaux prestataires.
• Suivi des échéances de contrats et préparation des renouvellements.
• Suivi des dossiers d'assurance et des éventuels sinistres.

Achats et services généraux

• Commande des fournitures, équipements et consommables.
• Gestion administrative des téléphones, ordinateurs et équipements des salariés.
• Coordination avec les prestataires informatiques.
• Suivi des stocks de matériel de bureau.
• Organisation des cadeaux clients et collaborateurs.