Assistant(e) administratif et de gestion (H/F)

ECOLE EUROPEENNE DE STRASBOURG; Strasbourg; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école internationale située à Strasbourg recherche un assistant administratif pour un contrat CDD de 6 mois. Vous contribuerez à fluidifier l'organisation du primaire et du secondaire, et apporterez un support aux directeurs adjoints. Vos responsabilités incluront la gestion des marchés publics et l'assistance dans les examens. Une expérience de 24 mois en gestion est indispensable, ainsi qu'une maîtrise de l'anglais et de l'allemand. La capacité à communiquer efficacement et à travailler dans un environnement diversifié est essentielle.

Qualifications

• Expérience de 24 mois dans la gestion budgétaire ou administrative est indispensable.
• Aptitudes en communication et rédaction de documents en anglais et allemand.
• Capacité d'organisation et adaptation dans un environnement international.

Responsabilités

• Supporter les directeurs adjoints dans leurs tâches administratives.
• Gérer les marchés public et les voyages scolaires.
• Assister et rédiger les rapports des instances délibératives.

Connaissances

Communication en anglais

Rédaction de rapports

Allemand

Formation

Bac+3, Bac+4 ou équivalents en gestion administrative

Description du poste

Missions : Poste partagé sur deux missions distinctes destiné à améliorer et à supporter le fonctionnement du service de gestion et de l'équipe de Direction .

Aider et supporter dans une fonction d'assistant, les tâches administratives des deux Directeurs adjoints du primaire et du secondaire.

Assister le service de gestion dans certaines tâches ciblées.

Activités principales :

• Contribuer à fluidifier l'organisation liée au fonctionnement du Primaire et du Secondaire
• Apporter un support à l'un ou l'autre des directeurs adjoints dans les tâches administratives se présentant au fil de l'eau
• Contribuer à la bonne organisation des examens du secondaire en apportant soutien à l'équipe
• Aide à la gestion des plannings
• Aide à la gestion des remplacements
• Aide à la gestion des instances délibératives :
  
  • Assister aux instances délibératives (en soirée) pour en effectuer le compte rendu completo
  • Rédiger les rapports des différentes instances délibératives (Conseil d'Administration, Commission Permanente, Commission d'Appel d'Offre, Commission Fonds Social)
• Gestion des marchés publics :
  
  • Préparer la mise en œuvre des procédures dans le respect du calendrier prévisionnel
  • Rédiger toutes les pièces administratives du dossier de consultation
  • Être capable d'analyser de manière synthétique et argumentée les offres des candidats
  • Préparer les Commissions d'Appel d'Offre (CAO)
  • Suivre la publication de la procédure et répondre aux éventuelles questions des candidats
  • Superviser l'achèvement de la procédure (fournir les éléments justificatifs de rejet aux candidats non retenus, vérifier les pièces du marché avant notification)
• Gestion des voyages scolaires :
  
  • Être le guichet unique en matière de voyages scolaires pour les enseignants et porteurs de projet
  • Suivre l'exécution du marché des voyages scolaires
  • Suivre l'avancement des projets de voyages scolaires
  • Vérifier la concordance et la mise à jour des listes
• Support à l'équipe de gestion dans l'intégration du logiciel Op@le :
  
  • Création des nouveaux comptes tiers (familles, fournisseurs.)
  • Mise à jour de la base de données
  • Numérisation des pièces comptables pour Op@le (actes, conventions, contrats, etc..)
  • Saisie et mise à jour de l'inventaire
  • Gestion, numérisation et saisie des RIB
• Gestion des bourses :
  
  • Relation avec l'autorité académique pour les bourses du second degré
  • Suivi des bourses avec l'autorité académique et les familles

Conditions particulières d'exercice : La configuration de l'école européenne en « cité scolaire » accueillant des enfants de la maternelle jusqu'à la terminale implique l'existence d'un champ d'action très large et la multiplication des intervenants. Ce poste implique :

• Une capacité d'organisation, de hiérarchisation des urgences, d'adaptation et d'anticipation
• Une réelle aptitude au contact avec divers publics (entreprises, collectivités, personnels, parents d'élèves, élèves)
• L'évolution dans un Environnement international

Type de contrat CDD - 6 Mois.

Contrat travail Durée du travail 35H/semaine.

Travail en journée.

Travail durant les vacances scolaires.

Salaire :

• Contrat CDD interim bien rémunéré

Déplacements : Jamais.

Profil souhaité

Expérience

• 24 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Gestion budgétaire- Gestion administrative

Compétences

• Communiquer, lire et rédiger des documents techniques, des rapports, des notes en anglais
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Allemand
• Anglais Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Enseignement secondaire général

Employeur

0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)

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