Assistant de Direction H / F

TALENTS UNIS; Vanves; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats reconnu à Vanves recherche un(e) Assistant(e) pour assurer le bon fonctionnement du cabinet et accompagner les avocats au quotidien. Vous gérez les appels, les agendas, et participez à la vie administrative. Ce poste requiert rigueur, dynamisme et un excellent sens du relationnel. Si vous avez de l'expérience dans des fonctions similaires et aimez travailler en équipe, ce rôle est fait pour vous. Rejoignez un environnement où vos compétences seront valorisées.

Qualifications

• Expérience dans un poste similaire au sein d'un cabinet à taille humaine.
• Excellents réflexes d'organisation et sens du service.
• Capacité à travailler en équipe et à anticiper les besoins.

Responsabilités

• Gérer les appels et organiser les conférences téléphoniques.
• Veiller à la bonne tenue des agendas des avocats.
• Assurer la gestion complète du courrier.
• Établir les notes de frais et organiser des séminaires.
• Gérer les commandes et suivre les stocks.
• Participer à l'archivage des dossiers du cabinet.

Connaissances

Rigueur

Sens du relationnel

Polyvalence

Dynamisme

Autonomie

Sens de l'organisation

Description du poste

Nous recherchons, pour notre client, un cabinet d'avocats à taille humaine reconnu pour son professionnalisme et la qualité de ses relations humaines, un(e) Assistant(e) afin d'assurer le bon fonctionnement du cabinet et d'accompagner les avocats dans leur activité quotidienne.

Au sein d'une équipe soudée et bienveillante, vous occupez une place centrale dans la vie du cabinet. Premier point de contact, vous en incarnez l'image et les valeurs en offrant un accueil irréprochable.

Vous gérez les appels, organisez les conférences téléphoniques et veillez à la bonne tenue des agendas des avocats : prise de rendez-vous, inscriptions aux formations, coordination des réunions et des déplacements (hôtels, trains, avions).

Vous assurez également la gestion complète du courrier (impression des étiquettes, mise sous pli, remplissage des bordereaux pour les envois recommandés, DHL ou Chronopost).

Vous participez activement à la vie administrative du cabinet : établissement des notes de frais, organisation de séminaires (un à deux par an), et mise en place quotidienne du cabinet (préparation des salles de réunion, réassort du réfrigérateur).

Rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails, vous gérez les commandes et suivez les stocks (eau, café, papier, cartouches, consommables divers).

Vous êtes en relation avec les prestataires externes dont vous assurez le suivi des contrats, garantissant ainsi un fonctionnement fluide et efficace

L'archivage des dossiers fait également partie de vos responsabilités et contribue au maintien d'une organisation rigoureuse au sein du cabinet.

Selon votre appétence, vous pourrez également contribuer à la gestion et à la mise à jour de la documentation juridique.

Vous avez déjà évolué dans des fonctions similaires au sein d'une structure à taille humaine, où polyvalence et dynamisme sont essentiels, et vous y avez développé d'excellents réflexes d'organisation. Doté(e) d'un très bon relationnel, vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre réactivité et votre esprit d'équipe. Votre dynamisme, votre autonomie et votre sens de l'organisation vous permettent d'anticiper les besoins, de gérer les priorités et de contribuer, par votre implication, à la convivialité du cabinet ainsi qu'à la fluidité de son fonctionnement au quotidien.