Assistant de direction (h/f)

ALENIS; Occitanie; Sur place; EUR 30 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

ALENIS, une société d'économie mixte intervenant dans l’aménagement et la réhabilitation de centres, recherche un Assistant de Direction H/F pour accompagner le Directeur et assurer le bon fonctionnement administratif de la structure.

Vous assurerez le secrétariat, la gestion des agendas et des déplacements, la rédaction de documents et le suivi des moyens généraux, tout en servant de lien entre la direction et les équipes.

Qualifications

• Formation : Bac +2 minimum (BTS Assistant de direction, gestion PME-PMI, etc.).
• Expérience : 3 ans minimum sur un poste similaire.
• Excellente maîtrise du pack Office.
• Très bonne aisance rédactionnelle.
• Sens aigu de l’organisation et de la confidentialité.
• Rigueur, autonomie et réactivité.
• Capacité à prioriser, à alerter et à anticiper.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat courant : gestion des agendas, courriers, mails et appels.
• Gérer les moyens généraux : commandes, contrats (maintenance, etc.) et archivage.
• Être un lien clé entre la direction et l’interne/externe : circulation des informations.
• Assurer la gestion administrative de la vie sociale de l’entreprise : réunions statutaires et RH.
• Assurer la gestion locative des biens : factures, encaissements et suivi des occupants.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Autonomie

Confidentialité

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Pack Office

Description du poste

Alenis,société d'économie mixte, qui intervient dans les domaines suivants:l’aménagement de zones d’activités artisanales, commerciales ou industrielles, l'aménagement de zones d’habitat, la construction et la revalorisation de bâtiments publics, de bureaux et de logements,la production d’énergie renouvelable, l’investissementenimmobilier d’activitéet enfin la réhabilitation de centres anciens, rechercheun(e)Assistant(e) de DirectionH/F pour accompagner le Directeur dans ses missions quotidiennes et assurer le bon fonctionnement administratif de la structure.

Description de la mission

• Assurer le secrétariat courant :
  • Gestion des agendas, courriers, mails et appels
  • Organisation des déplacements et des réunions
  • Rédaction et mise en forme de documents
• Gérer les moyens généraux :
  • Commande des fournitures, suivi des contrats (maintenance, etc.)
  • Suivi de certains budgets et frais (formation, affranchissement, etc.)
  • Archivage et classement
• Être un lien clé entre la direction et l’interne/externe :
  • Transmission et circulation des informations
  • Participation à la communication interne et externe
  • Interface entre le Directeur et les collaborateurs
• Assurer la gestion administrative de la vie sociale de l’entreprise :
  • Préparation des réunions statutaires (CA, AG, Bureau)
  • Suivi des documents légaux et des échéances
  • Appui à la gestion administrative du personnel (absences, tickets restaurant, suivi des dossiers RH, formations…)
• Assurer la gestion locative des biens de la société, notamment :
  • Établir et émettre les factures de loyers ;
  • Assurer le suivi des encaissements et des paiements des loyers ;
  • Gérer les demandes courantes des locataires et répondre aux imprévus liés à l'occupation des biens.

Profil souhaité

Formation : Bac +2 minimum (BTS Assistant de direction, gestion PME-PMI, etc.)

Expérience : 3 ans minimum sur un poste similaire

Compétences :

• Excellente maîtrise du pack Office
• Très bonne aisance rédactionnelle
• Sens aigu de l’organisation et de la confidentialité
• Rigueur, autonomie et réactivité
• Capacité à prioriser, à alerter et à anticiper

Autres informations

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste clé, au cœur du fonctionnement de la direction
• Une structure dynamique avec des projets stimulants
• Un environnement de travail bienveillant et collaboratif