Assistant(e) de direction et logistique

Fondation de l'Armée du Salut; Lyon; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Fondation de l'Armée du Salut recherche un(e) assistant(e) de direction et logistique pour soutenir la direction et piloter les activités administratives et opérationnelles à Lyon.

Vous organiserez les réunions, préparerez les supports, rédigerez les comptes rendus et assurerez le suivi des décisions, du patrimoine, des stocks et de la paie, tout en veillant à la qualité du service rendu.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 à Bac+3 et expérience sur un poste d’assistant(e) de direction ou coordination administrative.
• Capacité à organiser et structurer l’information, rédiger des supports professionnels et suivre des dossiers administratifs et RH.
• Rigueur, autonomie et organisation avec bonne gestion de priorités et discrétion.

Responsabilités

• Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus.
• diffuser les informations aux équipes et partenaires, suivre les décisions.
• Gérer le patrimoine, équipements et maintenance, suivre les interventions.
• Suivre les congés, plannings et éléments de paie.
• Rédiger et actualiser les procédures et structurer les outils de suivi.
• Accueillir ponctuellement le public et assurer la continuité du service.
• Contribuer au projet social et relations avec partenaires (CAF, Ville).

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Organisation

Formation

Bac+2 à Bac+3

Outils

Logiciels RH

Description du poste

Appui à la direction et coordination interne

Rattaché(e) à la direction de l’Arche de Noé, l’assistant(e) de direction et logistique apporte un appui opérationnel au pilotage de la structure. À ce titre, il/elle organise les réunions, élabore les supports, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions.

Il/elle centralise les informations utiles, en organise la diffusion auprès des équipes et des partenaires, et contribue au suivi des projets en lien avec le projet social.

Gestion logistique, suivi du patrimoine et du matériel

Il/elle assure la gestion opérationnelle du patrimoine et des équipements en planifiant et en suivant les interventions de maintenance.

Il/elle réalise le recensement du matériel, met à jour les inventaires et en assure le suivi régulier. Il/elle contrôle l’état des locaux et des équipements, identifie les besoins en réparation, remplacement ou acquisition, et coordonne les prestataires.

Il/elle suit les contrats liés au bâtiment, participe à la gestion des stocks et veille au respect des normes de sécurité et de conformité.

Suivi administratif RH et gestion des temps

Il/elle assure le suivi des congés, récupérations et absences, contrôle les plannings et les volumes horaires, et centralise les éléments variables nécessaires à l’établissement de la paie.

Il/elle vérifie la fiabilité des données transmises et contribue à la mise à jour des outils de suivi RH.

Structuration des procédures et organisation interne

Il/elle rédige et actualise les procédures internes et externes, structure les outils de suivi et contribue à l’harmonisation des pratiques professionnelles.

Il/elle identifie les axes d’amélioration et propose des ajustements visant à renforcer l’efficacité et la lisibilité de l’organisation.

Suivi administratif, conventions et archivage

Il/elle assure le suivi des conventions en contrôlant les échéances et les obligations associées, organise leur classement et garantit leur archivage.

Il/elle structure les documents administratifs et veille à leur accessibilité, à leur traçabilité et à leur conformité.

Accueil du public (mission ponctuelle)

À titre exceptionnel, il/elle assure l’accueil physique et téléphonique des usagers en cas d’absence de la chargée d’accueil.

Il/elle informe, oriente et assure une continuité de service, dans le respect des principes d’accueil inconditionnel portés par la structure.

Contribution au projet social et à la qualité de service

Il/elle contribue à la mise en œuvre du projet social en soutenant l’organisation des actions, en facilitant les relations avec les partenaires institutionnels (CAF, Ville, associations) et en participant à la qualité d’accueil et de service rendu aux publics.

Profil Recherché

Titulaire d’un diplôme Bac +2 à Bac +3 (BTS SAM, BTS GPME, BUT GEA, licence professionnelle ou équivalent), vous disposez d’une expérience significative sur un poste d’assistant(e) de direction ou de coordination administrative, idéalement dans le secteur associatif ou social.

Vous êtes en capacité d’organiser et structurer l’information, de rédiger des supports professionnels, de suivre des dossiers administratifs et RH (plannings, congés, éléments de paie) et de coordonner des aspects logistiques (maintenance, matériel, prestataires).

Rigoureux(se), autonome et organisé(e), vous savez gérer plusieurs priorités simultanément et faire preuve d’anticipation. Vous disposez de qualités relationnelles vous permettant d’interagir avec des interlocuteurs variés (équipes, direction, partenaires, publics) et faites preuve de discrétion professionnelle.

Une appétence pour les environnements complexes et une sensibilité aux enjeux du secteur social (CAF, collectivités, projet social) seront particulièrement appréciées.