Assistant de direction (H/F)

Direction Départementale de l'Emploi, du Travail, des Solidarités Et de la Protection des Population; Niort; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

La Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations (DDETSPP) des Deux-Sèvres recherche un(e) assistant(e) de direction pour coordonner les tâches administratives et le secrétariat des directeurs, tout en veillant à la confidentialité des informations.

Vous gérerez la messagerie, les agendas et les déplacements, rédigerez des courriers et notes, et soutiendrez les projets transversaux en lien avec le Secrétariat général, en vue d’un

Qualifications

• Discrétion et confidentialité ;
• Rigueur et initiative ;
• Réactivité, respect des délais ;
• Écoute et empathie ;

Responsibilities

• Gérer la boîte mail des directeurs et leurs agendas, appels et déplacements.
• Rédiger et mettre en forme les courriers et notes; publication aux services concernés.
• Assurer le suivi des demandes du corps préfectoral et des courriers réservés.
• Participer à des projets transversaux et à la communication interne.
• Organiser réunions et événements: salles, visioconférences, temps de convivialité.
• Prendre des notes en réunion et rédiger comptes-rendus; mise à jour documents.
• Apporter un appui temporaire sur des missions prioritaires.

Skills

Discrétion

Rigueur

Organisation

Communication

Education

Bac+2 Secrétariat

Tools

MS Office

Intranet

Job description

L’assistant(e) de direction est responsable de l'organisation et de la coordination des tâches administratives et de secrétariat pour les directeurs.
Lui sont également confiées des missions en matière de communication interne (mise en forme et diffusion de messages et d'informations à destination de la communauté de travail) .
Il/elle est chargé(e) de garantir un niveau élevé d'efficacité et de confidentialité dans la gestion des informations, des dossiers et de la correspondance.
DESCRIPTION DES MISSIONS:

• Gérer la boîte mail des directeurs, agendas, appels téléphoniques, organisation des déplacements et assurer une veille de la presse
• Assurer la rédaction, mise en forme, diffusion des courriers, notes, publication au recueil des actes administratifs en lien avec les services de la Préfecture
• Suivre les demandes du corps préfectoral et les courriers réservés
• Participer activement à tout projet relatif à la communauté de travail de la DDETSPP (mise à jour internet, intranet, message d'information aux agents sur tout support…) en collaboration avec le Secrétariat général commun départemental
• Organiser les réunions et autres événements en lien avec la direction (y compris la réservation de salles, les visioconférences, les temps de convivialité)
• Assurer la prise de notes en réunion aux fins de rédaction d'un compte-rendu et suivi des décisions prises, mise à jour documents (organigramme, affiches …)
• Apporter un appui temporaire sur des missions prioritaires

CHAMP RELATIONNEL:

• Tous les agents de la DDETSPP
• Secrétariat du corps préfectoral
• SGCD et services de la préfecture
• Autres administrations départementales/régionales/centrales

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

Profil recherché

SAVOIRS:

• Discrétion et confidentialité ;
• Rigueur et initiative ;
• Réactivité, anticipation,
• Capacité à travailler dans des délais contraints ;
• Ecoute et d'empathie ;
• Intérêt pour les missions de la DDETSPP
• Courtoisie et diplomatie

SAVOIR-FAIRE:

• Organisation
• Capacités rédactionnelles confirmées
• Compétences bureautiques solides et maîtrise des outils informatiques
• Adaptabilité et polyvalence

Aptitudes au travail en équipe dans un cadre hiérarchique et /ou en réseau

Descriptif du service

La Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations (DDETSPP) des Deux-Sèvres est pilotée par un directeur avec deux directeurs adjoints.

Composée de 143 agents - dont une partie est répartie dans les 8 abattoirs du département.

La DDETSPP 79 est située rue de l'Hôtel de Ville à Niort (à 10 minutes à pied de la gare) .

Présentation de Direction Départementale de l'Emploi, du Travail, des Solidarités Et de la Protection des Populations des Deux-Sèvres (Ddetspp 79)

Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations des Deux-Sèvres
30 rue de l'Hôtel de Ville - CS 58434
79024 NIORT CEDEX