Assistante / Assistant de direction

Ministère de l'Intérieur; Paris; Hybride; EUR 38 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Ministère de l’Intérieur recherche un(e) Assistant(e) de direction pour rejoindre la DEPSA et soutenir le chef de cabinet et le directeur adjoint. Vous gérez l’agenda, assurez l’accueil et le filtrage des appels, et organisez les réunions et les déplacements.

Vous participerez à la gestion documentaire, au suivi des notes et au secrétariat avec habilitation au secret de la défense nationale, tout en faisant preuve de discrétion et de professionnalisme.

Qualifications

• Poste exige présentation et discrétion professionnelles.
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs de haut niveau.
• Maîtrise des outils bureautiques et des processus administratifs.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du directeur et de son adjoint, et planifier les activités des collaborateurs.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement la direction, filtrer les appels et orienter les sollicitations.
• Organiser les réunions et déplacements, préparer les dossiers et centraliser les fonds de dossiers en lien avec les chargés de mission.
• Soutenir les réunions portées par la direction (comissions, pilotage, etc.).
• Organiser les déplacements du directeur et du directeur adjoint en lien avec la person­ne en charge des déplacements.
• Contribuer à la gestion du courrier et des notes, assurer le suivi et la traçabilité.

Connaissances

Présentation professionnelle

Adaptabilité

Travail en équipe

Méthodologie

Analyse

Rigueur

Initiative

Réactivité

Bureautique

Discrétion

Secret défense

Outils

MAARCH

Resana

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistante / Assistant de direction

Description du poste

Groupe RIFSEEP 1
Code RIME : SECRÉTAIRE-ASSISTANTE/ASSISTANT FPDADM04

La direction des entreprises et partenariats de sécurité et des armes (DEPSA) est chargée de coordonner, sous l'autorité du ministre de l'Intérieur, la politique de l'État en direction des partenaires publics et privés du continuum de sécurité.

La direction a vocation à :

- animer, au plan stratégique, la relation avec les acteurs non étatiques du continuum de sécurité (polices municipales, associations d'élus, acteurs de la sécurité privée, directeurs "sécurité-sûreté" des entreprises, professions particulièrement exposées à des risques de délinquance...) et à accompagner les préfectures dans la mise en œuvre territoriale de ce dialogue ;

- renforcer l'articulation entre les acteurs du continuum de sécurité et les entreprises de la filière des industries de sécurité qui développent et fournissent des solutions de sécurité ;

-élaborer et piloter, au travers le service central des armes et explosifs (SCAE), service à compétence nationale qui lui est rattaché, la politique publique d'encadrement et de contrôle des armes et explosifs à usage civil, enjeu commun de l'ensemble des acteurs du continuum.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions: Ce poste requiert une bonne présentation, une aptitude à s’adapter à des interlocuteurs de haut niveau, une capacité à travailler en équipe, de la méthodologie, de l’analyse, de la rigueur, un sens de l’initiative, de la réactivité, une parfaite maîtrise des outils bureautiques, de la loyauté et discrétion professionnelles. Ce poste nécessite une habilitation au secret de la défense nationale. La disponibilité et de bonnes qualités relationnelles sont attendues.

Les effectifs de la DEPSA seront amenés à changer de site à compter d’avril 2027: soit au 14 rue de l’Elysée, Paris 8ème, soit sur le site du Spallis à St-Denis (93).

Descriptif du profil recherché

Vos activités principales : Sous l’autorité du chef de cabinet, du pilotage et de la transformation, vous êtes chargé(e) de :

- gérez l’agenda du directeur et de son adjoint, ainsi que la planification des activités de ses collaborateurs immédiats. A ce titre, vous participez à la réunion de direction hebdomadaire;
- assurez l’accueil physique et téléphonique de la direction, le filtrage téléphonique du directeur, la gestion de la messagerie fonctionnelle «secrétariat DEPSA» (information de premier niveau des

interlocuteurs et orientation des sollicitations vers les collaborateurs idoines), ainsi que l’arrivée des nouveaux arrivants;

- veillez à la bonne organisation des réunions, déplacements et interventions extérieures du directeur et de son adjoint (réservations, convocations, ordres de mission, centralisation des fonds de dossiers en lien avec les chargés de mission, préparation des chevalets, installation des matériels informatiques et préparation des salles de réunion, etc.);

- assurez le soutien des réunions portées par la direction (commission consultative et comité de pilotage des polices municipales, comité de pilotage de l’expérimentation IA dans la vidéo-protection, commission ministérielle de normalisation, etc.);

- organisez les déplacements du directeur et du directeur adjoint en lien avec la personne en charge des déplacements,

- contribuez avec le service «affaires transverses» à gérer le courrier (enregistrement des entrées et sorties, mise en forme conformément à la charte graphique du ministère et à leur bonne transmission par les circuits dédiés avec une parfaite maîtrise des nouveaux outils comme MAARCH et Resana, traçabilité des réponses, suivi des indicateurs, en particulier de délai de réponses), les processus d’enregistrement et de suivi des notes et fiches produites par la direction,

- compilez les dossiers préparatoires aux réunions et vous assurez de leur complétude en lien avec les différentes sous-directions et département de la direction;

- assurez la gestion des documents classifiés reçus par écrit ou messagerie dédiée (une habilitation sera sollicitée au profit de la personne recrutée);

- suivez le tableau des demandes de congés et des indicateurs du tableau de bord de la direction ainsi que l’actualisation des listes de diffusion DEPSA;

- recensez les besoins en fournitures de bureau de la directionen lien avec la personne en charge de la commande du pôle «affaires générales».

Compétences attendues

Ce poste requiert une bonne présentation, une aptitude à s'adapter à des interlocuteurs de haut niveau, une capacité à travailler en équipe, de la méthodologie, de l'analyse, de la rigueur, un sens de l'initiative, de la réactivité, une parfaite maîtrise des outils bureautiques, de la loyauté et discrétion professionnelles. Ce poste nécessite une habilitation au secret de la défense nationale. La disponibilité et de bonnes qualités relationnelles sont attendues

Fondement juridique du recrutement

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)

Personne à contacter (mail)

Adjoint au directeur de la DEPSA et chef du SCAE : [e-mail]

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

11 rue des Saussaies - 75008 Paris

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Place Beauvau - 75008 Paris

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• DNPJ-SDLCF, 101 rue des Trois Fontanot 92000 NANTERRE
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Ministère de l'intérieur / DGPN / Cabinet - 11 rue des Saussaies - 75008 PARIS