Gestionnaire accueil courrier (H/F)

Préfecture des Deux Sèvres; Niort; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

La Préfecture des Deux-Sèvres recrute un Agent d’accueil et standard pour assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, orienter vers les services et veiller au respect des consignes de sécurité.

Le poste implique la réception du courrier, le soutien au médiateur numérique pour les démarches dématérialisées au PAN, et la production et mise à jour des supports destinés aux usagers, ainsi que la participation aux astreintes du standard.

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques et les outils collaboratifs.
• Savoir travailler en équipe et savoir s’organiser.
• Aptitude à communiquer et à accueillir les usagers.
• Bonne capacité d’adaptation et sens du service public.

Responsabilités

• Accueillir les usagers physiquement et téléphoniquement et les orienter vers les services.
• Réaliser la réception et le tri du courrier et affranchir le courrier.
• Assister le médiateur numérique pour les démarches dématérialisées (carte grise, pièces d’identité) au PAN.
• Référencer et mettre à jour les supports destinés aux usagers.
• Remplacer les agents de standard et assurer les astreintes hebdomadaires du standard.

Connaissances

Travail en équipe

Organisation

Gestion des conflits

Maîtrise des outils bureautiques

Communication

Adaptabilité

Accueil des publics

Description du poste

GROUPE RIFSEEP 2

Vos activités principales

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers pour les orienter vers les services en veillant au respect des consignes de sécurité en vigueur sur l’accès aux locaux. Cette mission peut être effectuée sur différents sites: préfecture, DDETSPP (Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations) et DDT (Direction Départementale des Territoires) .

Assurer la réception du courrier, en effectuer le tri et affranchir le courrier. Cette mission peut être effectuée sur différents sites: préfecture, DDETSPP et DDT.

Suppléer le médiateur numérique dans sa fonction d’accompagnement des usagers sur des démarches administratives dématérialisées (demandes de carte grise, demandes de pièces d’identité, …) , dans le cadre de l’offre de service proposée au point d’accueil numérique de la préfecture(PAN) .

Effectuer des tâches administratives inhérentes à un accueil de qualité, notamment la création et la mise à jour de tous les supports mis à la disposition des usagers.

Suppléer les agents de standard en préfecture en assurant le cas échéant les astreintes hebdomadaires du standard.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le secrétariat général commun des Deux-Sèvres est créé au 1er janvier 2021. Il rassemble les missions des secrétariats généraux des DDI et de la DRHM de la préfecture.. Il est organisé autour de 4 pôles: pôle «pôle numérique et proximité»; pôle «Ressources humaines»; pôle «Ressources matérielles»; pôle «performance et relation à l’usager».

Le pôle «performance et relation à l’usager» regroupe au sein d’un même service les activités participant à l’amélioration des processus de travail, avec pour objectif cible d’améliorer en continu le service rendu aux usagers. Il est constitué de 2 unités:

l’unité performance, dont les fonctions sont les suivantes: le contrôle de gestion, outil support au pilotage des services; l’animation de la démarche de qualité de service aux usagers; l’animation de la démarche de contrôle interne financier; l’accompagnement du changement;

l’unité relation à l’usager, qui assure les missions d’accueil physique et téléphonique au sein de la préfecture et des DDI.

Composition et effectifs du service

Le pôle «Performance et relation à l'usager» est composé de 12 agents

Liaisons hiérarchiques

L’agent est sous l’autorité hiérarchique directe du responsable de l’unité relation à l’usager

Liaisons fonctionnelles

L’agent travaillera en liaison fonctionnelle avec: Les agents d'accueil et de standard situés sur les 3 sites, l'unité immobilier logistique

Conditions particulières d'exercice

Vos perspectives:

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers d’autres emplois au sein des domaines fonctionnels concernés et d’acquérir une technicité spécifique. L’expérience et les compétences acquises permettent de faciliter la préparation aux examens professionnels et concours internes

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Respect des horaires contraints et coordination des congés avec les autres agents de l’unité relation à l’usager

Respect des consignes de sécurité en vigueur dans les locaux en préfecture, DDT et DDETSPP

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Profil recherché

Connaissances techniques:

• Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise
• requis

Savoir-faire:

• Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise
• requis
• Savoir s’organiser: niveau pratique
• requis
• Savoir gérer les conflit: niveau maîtrise
• requis
• Savoir maîtriser les outils bureautiques et les outils collaboratifs: niveau maîtrise
• requis

Savoir-être:

• Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise
• requis
• Savoir communiquer: niveau maîtrise
• requis
• Savoir s’adapter: niveau maîtrise
• requis
• Savoir accueillir: niveau expert
• requis
• Savoir s’exprimer oralement: niveau maîtrise
• requis

Présentation de Préfecture des Deux Sèvres

Préfecture des Deux Sèvres