Assistant de direction (H/F)

Direction Départementale de l'Emploi, du Travail, des Solidarités Et de la Protection des Population; Limoges; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Direction Départementale de l'Emploi, du Travail, des Solidarités Et de la Protection des Populations de Haute-Vienne (Ddetspp 87) propose un poste d’appui à la direction, basé au siège de Limoges, pour assurer l’organisation quotidienne et la coordination entre la direction, les services et les partenaires externes.

Le titulaire gère les agendas, prépare les dossiers, organise les réunions et assure le suivi des décisions, tout en garantissant discrétion et autonomie dans un contexte

Qualifications

• Techniques générales de secrétariat, dont maîtrise des outils de bureautique.
• Classement, archivage et mise à disposition des informations.
• Capacité à se former aux outils de communication et applications métiers.
• Connaissance de l’environnement professionnel de base, des enjeux internes et externes de la direction.

Responsibilities

• Gérer les agendas, les appels et les courriels de la direction.
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et rencontres de la direction.
• Organiser les rendez-vous, réunions, CODIR, bilatérales, séminaires et déplacements de la direction.
• Assurer l’organisation des congés des cadres et la planification des astreintes.
• Suivi des décisions et des demandes institutionnelles (préfecture, élus, partenaires…).
• Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions CODIR et bilatérales.
• Mettre à jour les supports de communication et les sites intranet/internet.

Skills

Discrétion professionnelle

Rédaction et synthèse

Autonomie

Sens de l'organisation

Capacité de communication

Tools

Outils bureautiques

Job description

Placée auprès de la direction, l’'agent assure un rôle central d'appui à l’organisation et au fonctionnement quotidien de la direction. Il/elle facilite la coordination entre la direction, les services, les partenaires institutionnels et les interlocuteurs extérieurs. Il/elle contribue à la fluidité de la circulation de l'information, au suivi des décisions et à l’organisation des activités de la direction.

Il est à noter qu'un projet de regroupement des services de la DDESTPP est à l'étude. A l’issue de la réunification les missions attachées à ce poste risquent fortement d'évoluer.

DESCRIPTION DES MISSIONS:

1. Appui à l’ organisation quotidienne de la direction

• Gérer les agendas, les appels et les courriels de la direction.
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et rencontres de la direction.
• Organiser les rendez-vous, réunions, CODIR, bilatérales, séminaires et déplacements de la directtion
• Assurer l’organisation des congés des cadres et la planification des astreintes.

2. Coordination et suivi de l’ activité

• Assurer le suivi des décisions, des commandes adressées par la direction aux services et actions qui en découlent.
• Assurer le suivi des demandes urgentes et des sollicitations institutionnelles (préfecture, élus, partenaires…).
• Prendre en charge des dossiers ponctuels ou des affaires réservées.

3. Appui aux réunions

• Participer aux CODIR, rédiger et diffuser les comptes rendus.
• Vérifier la mise en forme des documents soumis à la signature de la direction.
• Assurer un appui particulier à la directrice adjointe en charge du pôle Protection des populations lors des réunions bilatérales.

4. Information et communication

• Centraliser, organiser et diffuser les informations en interne et en externe.
• Recueillir les actualités auprès des services et contribuer à l’alimentation des supports de communication.
• Assurer la mise à jour des sites intranet et internet.

CHAMP RELATIONNEL:

Champ relationnel: Interne: les agents de la DDETSPP, le SGCD, le secrétariat du corps préfectoral

Externe: l'ensemble des professionnels et les partenaires du champ d’intervention de la DDETSPP (Etat, Conseil régional, Conseil départemental, mairies, collectivités publiques, chambres consulaires)

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

Profil recherché

SAVOIRS:

• Techniques générales de secrétariat, dont maîtrise des outils de bureautique
• Classement, archivage et mise à disposition des informations
• Capacité à se former aux outils de communication et applications métiers
• Connaissance de l’ environnement professionnel de base, des enjeux internes et externes de la direction

SAVOIR-FAIRE:

• Disponibilité et discrétion professionnelle
• Capacité de communication et qualités relationnelles
• Autonomie et esprit d’initiative, savoir prioriser
• Adaptabilité aux nouvelles situations
• Capacité rédactionnelle et de synthèse
• Capacité à rendre compte

Présentation de Direction Départementale de l'Emploi, du Travail, des Solidarités Et de la Protection des Populations de Haute-Vienne (Ddetspp 87)

Descriptif du service

La DDETSPP de la Haute-Vienne compte 110 agents rattachés à six ministères. L’ensemble des services est actuellement réparti sur 5 sites (dont trois abattoirs). Le siège est installé sur deux sites:

• un site regroupant la direction, la déléguée départementale aux droits des femmes et à l’égalité et le pôle protection des populations
• un site regroupant la direction, le pôle travail et le pôle solidarité et inclusion

Le poste proposé se trouve auprès de la direction sur le site de la Préfecture à Limoges.