Chargé(e) de la relation à l'usager (H/F)

Préfecture des Deux Sèvres; Niort; On-site; EUR 21,000 - 30,000; Full time

Job summary

Préfecture des Deux Sèvres recherche un chargé d’accueil afin d’assurer l’accueil des usagers et de contribuer à l’amélioration continue des services publics. Le poste s’inscrit au sein du Pôle performance et relation à l’usager.

Le titulaire assure l’orientation, la réponse aux demandes et participe au déploiement des programmes qualité, avec une dimension pédagogique et collaborative au quotidien.

Qualifications

• Connaissances techniques requises liées aux services publics et à l’accueil.
• Capacité à travailler en équipe et à suivre des procédures.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Aptitude à gérer les informations et à orienter les usagers.

Responsibilities

• Renforcer l’unité performance et assurer l’accueil et l’orientation des usagers.
• Participer au projet IA au service des usagers et au déploiement des programmes qualité.

Skills

Accueillir les usagers

Travail en équipe

Organisation et planification

Gestion des conflits

Outils bureautiques

Job description

Vos activités principales
Le poste de chargé(e) d’accueil se distingue par un positionnement particulier au sein du Pôle performance et relation à l’usager lorsqu’il intervient pour ses deux unités. Ainsi, le/la titulaire du poste est garant(e) de la qualité du service rendu aux usagers et assure la promotion des programmes relatifs à l’amélioration continue et à la modernisation des pratiques.
Concrètement, le poste s’organise autour de deux missions:

• Renforcer l’unité performance dans le cadre de l’animation et du suivi des démarches Services publics + (suivi des plans d’actions, réalisation des enquêtes de satisfaction, réaliser des autodiagnostics…) . Cette mission assurée pour l’ensemble des structures de l’administration territoriale de l’État, est réalisée soit en binôme avec un autre agent de l’unité, soit en appui du chef de pôle. Elle suggère des qualités de conduite de projet, de prise d’initiative et de créativité.
• Appuyer l’accueil en binôme, pour s’assurer de la continuité des programmes qualité: création et actualité des supports mis à la disposition des usagers , orientation vers les services et réponses aux demandes d’information des usagers de la façon la plus qualitative possible. Participer à la conduite du projet «l’IA au service des usagers» et assurer le suivi de son déploiement dans les service en appui au chef de pôle.

Un renfort pourra également être demandé à l’occasion d’évènements spécifiques (cérémonies, soirées électorales…)

Cette mission concerne principalement l’accueil du site de la préfecture

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le secrétariat général commun des Deux-Sèvres est créé au 1er janvier 2021. Il rassemble les missions des secrétariats généraux des DDI et de la DRHM de la préfecture. Il est organisé autour de 4 pôles:
Pôle numérique et proximité , pôle Ressources humaines, pôle Ressources matérielles, pôle performance et relation à l’usager.
Le pôle performance et relation à l’usager regroupe au sein d’un même service les activités participant à l’amélioration des processus de travail, avec pour objectif cible d’améliorer en continu le service rendu aux usagers. Il est constitué de 2 unités:
l’unité performance, dont les fonctions sont les suivantes:
le contrôle de gestion, outil support au pilotage des services;
l’animation de la démarche de qualité de service aux usagers;
l’animation de la démarche de contrôle interne financier;
l’accompagnement du changement;
l’unité relation à l’usager, qui assure les missions d’accueil physique, téléphonique et numérique au sein de la préfecture et des DDI.
Composition et effectifs du service
Le pôle «Performance et relation à l'usager» est composé de 12 agents

Liaisons hiérarchiques

L’agent est sous l’autorité hiérarchique directe du responsable de l’unité relation à l’usager

Liaisons fonctionnelles

Les agents d'accueil et de standard situés sur les 3 sites, L'unité immobilier logistique

Conditions particulières d'exercice

GROUPE RIFSEEP 2
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Le titulaire du poste sera amené à renforcer l’équipe relation à l’usager à la demande de sa hiérarchie.
Vos perspectives:
Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers d’autres emplois au sein des domaines fonctionnels concernés et d’acquérir une technicité spécifique. L’expérience et les compétences acquises permettent de faciliter la préparation aux examens professionnels et concours internes.
Durée attendue sur le poste: 3 ans

Profil recherché

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir s’organiser / niveau pratique - requis
Savoir gérer les conflits/ niveau maîtrise - requis
Savoir maîtriser les outils bureautiques et les outils collaboratifs/ niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
Savoir s’adapter/ niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau expert - requis
Savoir s’exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Présentation de Préfecture des Deux Sèvres

Préfecture des Deux Sèvres