Un Assistant de Direction DSTA (F/H)

Mairie de Brétigny-sur-Orge; Brétigny-sur-Orge; Hybride; EUR 29 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail jusqu’à 2 fois/semaine

25 jours de congés annuels

RTT

Compte-Epargne Temps

Complémentaire santé et prévoyance

CNAS et prestations culture/loisirs

Forfait Mobilités Durables

Cérémonies d’accueil et soirées festif

Résumé du poste

La Mairie de Brétigny-sur-Orge recherche un(e) Assistant(e) de Direction DSTA pour soutenir la Direction dans la gestion de l’information, l’accueil des usagers et le suivi des dossiers.

Vous assurez la gestion de l’agenda de la directrice, la préparation des réunions, la rédaction de courriers et le suivi des prestations, avec une forte aptitude à la coordination et au service public.

Qualifications

• Expérience reconnue sur ce poste.
• Maîtrise informatique et connaissance du CIRIL serait un plus.
• Sens du service public, écoute et organisation reconnus.

Responsabilités

• Centralisation des demandes et réclamations (courriers, mails, outil GRC).
• Organisation et suivi des réunions (réservations, convocations, compte-rendu).
• Accueil physique et téléphonique de la direction, diffusion d’informations.
• Rédaction et suivi de courriers et notes administratifs.
• Suivi des projets et reporting via tableaux de bord pour la direction.

Connaissances

Sens du service public

Écoute active

Dialogue et communication

Rigueur et organisation

Outils

CIRIL

Description du poste

L’assistant de direction apporte une aide permanente à l’organisation de la Direction en termes de circulation des informations au sein de la direction et avec les usagers des services aux publics.
Vous assistez la directrice (gestion de l’agenda, programmation des réunions, collaboration sur des dossiers). Une coordination transversale et une polyvalence seront à mettre en place avec les assistantes des autres directions de la collectivité.
Vous êtes le référent en matière de Gestion Relation Citoyens (GRC) pour la direction. Vous participez à l’amélioration de la qualité de réponse à l’usager, en lien avec les services de la direction.

Située au coeur de l’Essonne, entre ville et campagne, Brétigny-sur-Orge (27 000 habitants) est accessible par la ligne C du R.E.R. Reconnue pour ses efforts en matière de transition écologique, Brétigny est la première ville de France labellisée « Ville Durable et Innovante ». Commune dynamique, porteuse de projets ambitieux, elle est membre de la Communauté d’Agglomération Coeur d’Essonne (200 000 hab.).

RECRUTE
Un(e) Assistant(e) de Direction DSTA (F/H)
Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (Titulaire ou contractuel)

Vous apportez une aide permanente à l’organisation de la direction en matière de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Référent de la Gestion des Relations Citoyens des services de la direction

• Centralisation des demandes, réclamations (courriers, mails, outil GRC etc…)
• Suivi des demandes des usagers et rédaction de réponses transmises au service proximité
• Élaboration des statistiques, bilans réguliers (via tableaux de bord internes ou outil de GRC), interlocuteur principal de la direction des relations usagers et de la proximité

Préparation et planification de réunions

• Organisation de réunions : réservation de salle, convocations, préparations de documents….
• Participation aux réunions et rédaction de compte-rendu

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique de la direction
• Diffusion d’informations en interne et en externe

Rédaction et suivi de courriers, notes

• Gestion du courrier postal et mails : réception, enregistrement, réponses et suivi
• Rédaction et/ou contrôle des actes administratifs de la direction
• Constitution des dossiers des commissions et autres

Suivis des projets et activités de la direction

• Mise en place d’outils de pilotage et de suivi, tableaux de bord et de reporting sur les activités de la direction en lien avec les chefs de services de la direction
• Assiste la direction dans la gestion de dossiers spécifiques
• Suivi des dossiers de subventions portées par la direction

Votre profil

Vous possédez les connaissances de l’environnement territorial, vous savez gérer les priorités et vous avez le sens du service public. Vos qualités d’écoute, de dialogue, d’analyse, votre rigueur technique et votre excellente organisation sont reconnues.
Vous bénéficiez d’une expérience reconnue sur ce poste et maitrisez l’outil informatique et la connaissance du logiciel CIRIL serait un plus.

Conditions et avantages

• Durée hebdomadaire de travail : 37h15
• 25 jours de congés annuels et 13 jours de RTT (incluant la journée de solidarité)
• Posté éligible au télétravail (jusqu’à 2 fois par semaine)
• Compte-Epargne Temps
• Participation employeur à la complémentaire santé et à la prévoyance
• Adhésion individuelle au CNAS (Comité National d’Action Sociale) tarif préférentiel spectacle, culture, sport, parcs d’attraction, cinémas, des prestations via Meyclub Chèques vacances/loisirs
• Tarifs préférentiels Ciné 220, salle de concert le Rack ’Am, Ludothèque
• Forfait mobilités durables (jusqu’à 300€ par an avec une utilisation minimum de 100 jours/an)
• Cérémonie d’accueil des nouveaux agents
• 2 soirées festives par an à destination des agents

Par ailleurs, engagée en faveur de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la commune promeut la diversité et veille à un environnement de travail inclusif. Elle facilite également l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.