Assistant de Direction H/F

Région Nouvelle-Aquitaine; Bordeaux; Sur place; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

La Région Nouvelle-Aquitaine recherche un(e) assistant(e) de la Direction Générale pour assurer coordination, suivi et préparation des dossiers stratégiques. Vous serez un véritable appui opérationnel, garantissant l’efficacité du quotidien et le bon déroulement des processus décisionnels.

Vous coordonnez les réunions, les déplacements et les dossiers, réalisez les comptes rendus et assurez le suivi des actions, tout en gérant les informations de manière centralisée et confidentielle dans un

Qualifications

• Forte capacité d’organisation et de gestion du quotidien.
• Traçabilité des actions et des échéances.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.

Responsabilités

• Assurer l’assistance directe à la Direction Générale et organiser son quotidien.
• Préparer réunions, rendez-vous et déplacements ainsi que les dossiers nécessaires.
• Réaliser les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées.
• Relancer les interlocuteurs et suivre les échéances.
• Centraliser les informations issues des différents services et centres.
• Identifier les sujets nécessitant une intervention ou un arbitrage.
• Anticiper les échéances et alerter en amont.
• Constituer et archiver les documents, notes et courriers professionnels.

Connaissances

Organisation

Anticipation

Priorisation

Autonomie

Rigueur

Confidentialité

Description du poste

Votre rôle :

Véritable bras droit de la Direction Générale, vous contribuez à l'efficacité, à la fluidité et à la bonne coordination de son activité au quotidien.Vous assurez la préparation, la coordination, le suivi et la relance des nombreux sujets confiés par la Direction Générale, afin de lui permettre de se concentrer prioritairement sur les enjeux de développement, de structuration du Groupe, de management et de performance opérationnelle.Vous êtes un véritable point d'appui de la Direction Générale : vous centralisez les informations, assurez le suivi des actions, anticipez les échéances et alertez sur les éventuels points de vigilance.Ce poste requiert une forte capacité d'organisation, d'anticipation et de priorisation, ainsi qu'une grande autonomie, de la rigueur et un sens aigu de la confidentialité.

Vos missions principales :

1. Assistance directe de la Direction Générale
   • Organiser et structurer le quotidien de la Direction Générale
   • Préparer les réunions, rendez-vous et déplacements
   • Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et prises de décision
   • Réaliser les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des actions décidées
   • Assurer le suivi des échéances et relancer les interlocuteurs concernés
   • Centraliser les informations provenant des différents services et centres
   • Identifier les sujets nécessitant une intervention ou un arbitrage de la Direction Générale
   • Anticiper les échéances importantes et alerter en amont
2. Gestion administrative et organisationnelle
   • Organiser les déplacements professionnels
   • Réserver les transports et hébergements
   • Préparer les rendez-vous
   • Gérer, classer et archiver les documents
   • Préparer des courriers et courriels
   • Mettre en forme des documents et supports professionnels
   • Organiser et gérer les invitations et réunions
   • Préparer des dossiers administratifs
   • Assurer, selon les besoins, le suivi de factures, commandes ou engagements
   • Assurer la gestion, le classement et la sauvegarde des notes de frais et factures engagées par la Direction Générale
3. Suivi des projets et plans d'actions
   • Créer et mettre à jour les plans d'actions
   • Suivre les responsables, les échéances et les niveaux d'avancement
   • Effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs
   • Identifier les retards, difficultés ou points de blocage
   • Consolider les informations afin de faciliter les prises de décision et arbitrages
   • Assurer le classement et l'archivage des documents liés aux projets

Une attention particulière sera portée au suivi des projets liés :- au développement du Groupe ;- à l'ouverture et à la structuration des nouveaux centres ;- à l'organisation opérationnelle ;- aux projets de croissance externe ;- à la mise en place de nouveaux process ;- aux projets transversaux impliquant plusieurs services ou entités du Groupe.