Assistante de direction Coordination générale H/F

Cyrillus; Chalon-sur-Saône; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Cyrillus à Chalon-sur-Saône recherche un assistant de direction pour soutenir la Directrice de la Coordination Générale. Vous serez en charge de la gestion des agendas, de l'organisation des déplacements et des réunions.

Le candidat idéal doit avoir une excellente organisation, une bonne communication, et être capable de gérer plusieurs priorités. Ce poste est crucial pour le bon fonctionnement de la direction.

Qualifications

• Expérience souhaitée en assistanat ou administration.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Gérer les agendas et organiser des déplacements.
• Participer à la préparation et suivi des réunions.
• Rédiger des courriers et notes administratives.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion des priorités

Description du poste

Au sein de la Direction de la Coordination Générale, vous assurez un rôle essentiel d'appui administratif et organisationnel auprès de la Directrice de la Coordination Générale et, ponctuellement, du Directeur Général des Services.

Vos missions

Assistanat de direction

• Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et les déplacements.
• Prioriser les demandes et assurer le suivi des échéances.
• Accueillir les interlocuteurs et gérer les appels téléphoniques.

Organisation des réunions

• Planifier les réunions et réserver les salles.
• Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers.
• Assurer l'organisation matérielle des réunions.
• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.

Gestion administrative

• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et tableaux de suivi.
• Gérer le courrier entrant et sortant via les outils dédiés.
• Assurer le classement et l'archivage des documents papier et numériques.
• Gérer les fournitures administratives.

Appui aux services de la Direction

• Participer au suivi des dossiers RH et budgétaires.
• Préparer les réunions de direction et les supports de présentation.
• Contribuer au suivi de dossiers spécifiques (subventions, contractualisations, télétravail, comité FEDER...).

Suivi des instances

• Assurer la préparation et le suivi des rapports, délibérations et procès-verbaux.
• Participer à la gestion administrative des assemblées et commissions.
• Réaliser les notifications et assurer le suivi des délibérations.