Assistant du directeur général adjoint H/F

HAUTS-DE-SEINE HABITAT - OPH; Levallois-Perret; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

HAUTS-DE-SEINE HABITAT - OPH recherche un assistant de la DGA pour assurer l’appui administratif, coordonner les directions et suivre les dossiers budgétaires. Vous épaulez le Directeur Général Adjoint dans ses missions et participez à des projets confiés, avec rigueur et discrétion.

Profil Bac+2/3 en secrétariat ou gestion et expérience minimale de 5 ans exigés; excellence rédactionnelle et maîtrise des outils Excel et pilotage de l’activité.

Qualifications

• Bac+2/3 en secrétariat, assistante de direction ou gestion et expérience similaire de 5 ans minimum.
• Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire.
• Maîtrise des outils de pilotage de l’activité et gestion de projets.

Responsabilités

• Appui à la DGA et gestion d’un agenda complexe.
• Coordination des réunions et rédaction des CR/relances.
• Suivi budgétaire et administratif: suivi des engagements et circuits de validation.
• Rédaction, archivage et communication interne.

Connaissances

Rigueur et méthode

Aisance avec les chiffres

Qualités relationnelles

Discrétion

Bonnes capacités rédactionnelles

Esprit d'équipe

Formation

Bac+2/3 secrétariat ou gestion

Outils

Excel

Outils de pilotage

Description du poste

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général Adjoint du pôle, l’assistant DGA contribue au bon fonctionnement administratif de la Direction en apportant un appui permanent en matière d’organisation, de gestion et suivi des dossiers, de communication et d’accueil. Il centralise et coordonne les flux d’informations de la Direction et assiste le Directeur Général Adjoint dans ses missions en participant à la mise en œuvre de projets qui peuvent lui être confiés.

Dans ce cadre, il (elle) assure les missions suivantes :

Appui à la DGA

• Gestion d’un agenda chargé et mouvant (réunions techniques, politiques, entreprises, …)
• Préparation des dossiers
• Rédaction de notes techniques et de synthèses
• Mise en forme de documents de communication

Coordination des directions

• Organiser les réunions et revues d’affaires
• Rédaction de CR, suivi et relance des décisions prises en revue d’affaires
• Centralise les tableaux de bord, indicateurs de pilotage et de performance

Suivi budgétaire et administratif

• Suivre les engagements budgétaires
• Suivre les circuits de validation
• Rédiger, suivre et archiver le courrier

Bac + 2/3 (secrétariat, assistante de direction ou de gestion) et expérience similaire de 5 ans minimum.

Compétences techniques :

• Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire,
• Aisance avec les chiffres et tableaux Excel
• Maîtrise des outils de pilotage de l’activité
• Gestion de projet

Compétences comportementales :

• Qualités relationnelles et diplomatie,
• Discernement et empathie,
• Discrétion et confidentialité,
• Ponctualité et disponibilité,
• Bonnes capacités rédactionnelles,
• Aptitudes au travail en équipe,
• Rigueur et méthode dans l’organisation du travail,