Assistant de direction (H/F)

VOIR ENSEMBLE; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CSE

Complémentaire santé

Ordinateur portable

Résumé du poste

VOIR ENSEMBLE recherche un Assistant de direction (H/F) à Paris 6e Arrondissement en contrat à durée déterminée de 6 mois. Vous travaillerez sous la direction de la directrice générale, en lien avec les services supports, et assurerez le secrétariat et le pilotage administratif.

Vous gérerez les documents, les agendas, les déplacements et les réunions, tout en apportant un support opérationnel et la coordination de projets transversaux.

Qualifications

• Expérience: 24 mois indispensable.
• Bac+2 ou équivalents - BTS Assistante de direction.
• Compétences en planification et gestion des priorités.
• Rigueur et précision, réactivité.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président.
• Préparer, mettre en forme et diffuser rapports, comptes rendus et présentations.
• Organiser les documents, suivi administratif et reporting.
• Préparer les rendez-vous, supports et notes de contexte.
• Assurer la logistique des réunions et évènements et le déplacement.
• Support opérationnel et gestion de projets.

Formation

Bac+2 / BTS Assistante de direction

Planification des tâches

Gestion des priorités

Rigueur et précision

Réactivité

Outils

Logistique évènements

Description du poste

Assistant de direction (H/F) 75 - Paris 6e Arrondissement

Offre n° 213PHMW
Assistant de direction (H/F)

Sous la responsabilité de la directrice générale, en lien avec les autres fonctions support du siège, vousaccompagnerez la Direction générale dans l'organisation de ses activités. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative, la coordination des activités de la direction générale, la gestion et la logistique des réunions et évènements, la communication interne et externe et le support opérationnel et la gestion de projets.Vos missions s'inscriront dans les principaux domaines suivants :Gestion administrative- Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président- Préparer, mettre en forme, suivre, reproduire et diffuser tout document : rapports, comptes-rendus, courriers, présentations, rapport d'activité annuel.- Organiser et classer les documents physiques et numériques- Suivi administratif : tableaux de bord, reporting, relances, mise à jour de bases de données et fichiers internes, suivi des dossiers transversaux tels des contrats ou des conventions.- Traiter et enregistrer le courrier entrant et sortant. Le communiquer à la Direction générale et en assurer le dispatching.- Gérer les habilitations bancaires des nouveaux administrateurs.rices, directeurs.rices et trésoriers de groupe(et retraits des habilitations bancaires)- Gérer des dossiers administratifs (assurances, legs et assurances vie.)- Effectuer les déclarations de sinistres du siège auprès des assurances.Coordination des activités de la direction générale- Centraliser, analyser et hiérarchiser les informations entrantes et les communiquer en évaluant et graduant les urgences.- Interface privilégiée entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes.- Gérer les priorités, alertes, délais, échéances et engagements de la direction générale.- Assurer la préparation logistique et documentaire des rendez-vous : dossiers préparatoires, supports de présentation, notes de contexte.- Suivre et diligenter les actions post-réunion : synthèses, comptes rendus, diffusion, relances.Gestion et logistique des réunions et évènements- Organiser les évènements internes : séminaires, journées d'équipe, CODIR (en lien avec le Directeur national des ESMS), comités thématiques, réunions et événements des instances CA, AG et JNA .- Assurer la gestion opérationnelle sur place : accueil, coordination des intervenants, résolution d'imprévus.- Élaborer les ordres du jour, animation logistique des séances, rédaction rigoureuse des comptes rendus.- Assurer le suivi des décisions, mettre à jour les plans d'actions, relancer les responsables.- Organiser complètement les déplacements (itinéraires, réservations, notes de frais, dossiers de voyage.).Communication interne et externeSupport opérationnel et gestion de projetsLogistique et administration générale

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 3109.0 Euros à 3269.0 Euros
• CSE
• Complémentaire santé
• Ordinateur portable

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 24 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents- BTS Assistanat de direction

Compétence

• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

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