Assistant de Direction au Secrétariat Général de la Dsden de l'Aude H/F

Rectorat de Montpellier; Carcassonne; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Carcassonne-Emplois recherche un assistant de direction au secrétariat général pour assurer l'assistance administrative et soutenir les actions du cabinet. Vous assurez l'accueil, la gestion documentaire, l'agenda et la rédaction de courriers, tout en veillant au bon fonctionnement du secrétariat et en participant à la veille des situations scolaires.

Le poste implique une gestion efficace des priorités, la collaboration avec les partenaires et l'équipe de direction, et une capacité à gérer des

Qualifications

• Autonomie et disponibilité au sein d'un secrétariat général.
• Capacité à prendre des responsabilités et à anticiper les besoins.
• Qualités organisationnelles et adaptation.
• Maîtrise des outils bureautiques et expression écrite/orale de qualité.
• Discrétion et loyauté indispensables.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat général.
• Gestion de la boîte mail du secrétariat.
• Gestion du courrier et de l'agenda.
• Rédaction de courrier et comptes-rendus.
• Participation à la gestion de crise et veille partenariats.
• Suivi RH des personnels administratifs (absences, formations, retraites).
• Gestion des recrutements des contractuels en lien avec le rectorat de Montpellier.
• Gestion du temps de travail des personnels.
• Veille des situations scolaires.

Connaissances

Autonomie

Disponibilité

Organisation

Écoute

Diplomatie

Adaptabilité

Expression écrite

Expression orale

Outils

Bureautique

Description du poste

L'assistant de direction au secrétariat général de la DSDEN de l'Aude est placé sous l'autorité hiérarchique directe du Directeur académique et de la Secrétaire Générale, et l'autorité fonctionnelle de la cheffe de cabinet. Son rôle est d'assurer l'assistance administrative du secrétariat général et de participer aux actions du cabinet en en assurant un fonctionnement optimal. Il a un rôle important d'interface entre les services, les partenaires et l'équipe de direction.Missions de l'assistant(e) de direction: Assistance administrative sous l'autorité de la secrétaire générale: Accueil physique et téléphoniqueGestion de la boîte mel du secrétariat de directionGestion du courrierGestion de l'agenda de la secrétaire générale et organisation administrative en fonction de son emploi du temps (préparation administrative des réunions, réservation de salles, invitation des participants...)Rédaction de courrier, comptes-rendusParticipation à la gestion de crise: s'informer auprès des partenaires (Préfecture, Région, Forces de l'ordre), prévention auprès des établissements, alerter en cas de danger imminent. Mise à jour des documents d'informations.Gestion administrative des personnels administratifs (AA, SAENES, ADJAENES, contractuels) Suivi RH des personnels administratifs (CREP, mobilité, suivi des dossiers pour les listes d'aptitude et tableaux d'avancement, gestion des absences demandes de formation, retraite, CPF...)Suivi du vivier et des recrutements des contractuels en lien avec la division des personnels au rectorat de MontpellierGestion du temps de travail des personnels de la DSDENEn cas d'absence de la cheffe de cabinet ou de la binôme assistante de direction: Gestion des boîtes mel gérées par le cabinetVeille des situations scolaires

Le poste d'assistant de direction requiert des qualités d'autonomie et de disponibilité mais aussi une capacité à prendre des responsabilités.L'assistant doit être réactif, doit anticiper les besoins du secrétariat général et du cabinet.Il ou elle doit également faire preuve de qualités organisationnelles et d'adaptation.La maîtrise des outils bureautiques avec des fonctions complexes, une expression écrite et orale de qualité ainsi que des qualités relationnelles (diplomatie, sens de l'écoute) sont également requises.Enfin, l'assistant de direction assure ses missions auprès de l'équipe de direction, un sens aigu de la loyauté et de la discrétion sera également indispensable.