Assistant de direction au secrétariat général de la DSDEN de l'Aude

Rectorat de Montpellier; Occitanie; Vor Ort; EUR 24.000 - 34.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Rectorat de Montpellier recherche un(e) assistant(e) de direction pour le secrétariat général et le cabinet. Vous assurez l’accueil, la gestion du courrier et des appels, la tenue des agendas, la rédaction de courriers et comptes rendus, et vous participez à la gestion de crise en lien avec les partenaires et les établissements.

Vous assurerez également le suivi RH des personnels administratifs et le pilotage des dossiers (formations, absences, mobilité, retraites) et le suivi des recrutements

Aufgaben

• Assistance administrative sous l’autorité de la secrétaire générale: Accueil physique et téléphonique.
• Gestion de la boîte mel du secrétariat de direction.
• Gestion du courrier.
• Gestion de l’agenda de la secrétaire générale et organisation administrative: réunions, réservation de salles, invitation des participants.
• Rédaction de courrier et comptes-rendus.
• Participation à la gestion de crise: informations auprès des partenaires, prévention et alerte.
• Mise à jour des documents d’informations.
• Gestion administrative des personnels (AA, SAENES, ADJAENES, contractuels).
• Suivi RH des personnels et dossiers (aptitude, mobilité, absences, formation, retraite, CPF).
• Suivi du vivier et des recrutements des contractuels, temps de travail des personnels, et veille des situations scolaires.

Kenntnisse

Gestion administrative

Gestion des agendas

Rédaction de courrier

Interface avec partenaires

Jobbeschreibung

L’assistant de direction au secrétariat général de la DSDEN de l’Aude est placé sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur académique et de la Secrétaire Générale, et l’autorité fonctionnelle de la cheffe de cabinet. Son rôle est d’assurer l’assistance administrative du secrétariat général et de participer aux actions du cabinet en en assurant un fonctionnement optimal. Il a un rôle important d’interface entre les services, les partenaires et l’équipe de direction.

Missions de l’assistant(e) de direction:

Assistance administrative sous l’autorité de la secrétaire générale: Accueil physique et téléphoniqueGestion de la boîte mel du secrétariat de directionGestion du courrierGestion de l’agenda de la secrétaire générale et organisation administrative en fonction de son emploi du temps (préparation administrative des réunions, réservation de salles, invitation des participants…)Rédaction de courrier, comptes-rendusParticipation à la gestion de crise: s’informer auprès des partenaires (Préfecture, Région, Forces de l’ordre), prévention auprès des établissements, alerter en cas de danger imminent. Mise à jour des documents d’informations.

Gestion administrative des personnels administratifs (AA, SAENES, ADJAENES, contractuels)Suivi RH des personnels administratifs (CREP, mobilité, suivi des dossiers pour les listes d’aptitude et tableaux d’avancement, gestion des absences demandes de formation, retraite, CPF…)Suivi du vivier et des recrutements des contractuels en lien avec la division des personnels au rectorat de MontpellierGestion du temps de travail des personnels de la DSDENEn cas d’absence de la cheffe de cabinet ou de la binôme assistante de direction: Gestion des boîtes mel gérées par le cabinetVeille des situations scolaires