Assistant(e) de direction

Ministère de la Culture; La Réunion; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Ministère de la Culture recherche un(e) agent d'administration pour assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son activité, notamment la gestion de l'agenda, la préparation et le suivi des dossiers, et l'organisation des réunions et des déplacements.

Il assure le traitement matériel et administratif des courriers et veille à leur diffusion, tout en garantissant la bonne circulation des parapheurs et en alertant sur les courriers signalés.

Qualifications

• Techniques de communication
• Secrétariat bureautique
• Classement et archivage
• Outils bureautiques
• Environnement professionnel

Responsibilities

• Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son activité (gestion de l'agenda, préparation et suivi des dossiers, organisation des réunions et des déplacements, prise en charge des aspects logistiques).
• Assurer le traitement matériel et administratif des courriers entrants et sortants, veille à leur diffusion et au suivi, garantir la circulation et la complétude des parapheurs.
• Alerter le directeur de la réception des courriers signalés.
• Participer à la préparation des réunions et assister à certaines d'entre elles (CODIR hebdomadaire) et assurer le suivi administratif.
• Contribuer à l'organisation du travail de l'équipe de direction et faciliter la coordination interne.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, et les liaisons avec les interlocuteurs internes et externes.

Skills

Techniques de communication

Secrétariat bureautique

Classement et archivage

Outils bureautiques

Environnement professionnel

Job description

Vos missions en quelques mots

Missions et activités principales :

Le titulaire du poste assiste le directeur dans l'organisation quotidienne de son activité : gestion de l'agenda, préparation et suivi des dossiers, organisation des réunions et des déplacements, ainsi que prise en charge des aspects logistiques liés aux fonctions de direction.

Il assure le traitement matériel et administratif des courriers entrants et sortants, veille à leur diffusion et à leur suivi, et garantit la bonne circulation et la complétude des parapheurs de la DAC et de la préfecture.

Il alerte le directeur de la réception des courriers signalés ou réservés.

Il participe à la préparation des réunions et peut assister à certaines d'entre elles, notamment le CODIR hebdomadaire, dont il assure le suivi administratif.

Il contribue à l'organisation du travail de l'équipe de direction et facilite la coordination interne.

Il assure l'accueil physique et téléphonique, ainsi que les liaisons avec les interlocuteurs internes et externes. Il peut également être chargé du traitement de dossiers ponctuels et du suivi d'affaires réservées.

Profil recherché

CONNAISSANCES-

• Techniques de communication
• Techniques de secrétariat bureautique
• Classement et archivage
• Outils bureautiques
• Environnement professionnel

SAVOIR-FAIRE-

• S’adapter aux différents interlocuteurs
• Filtrer et orienter les informations
• Réaliser un plan de classement
• Rédiger et mettre en forme des documents
• Communiquer

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES-

• Être rigoureux
• Être autonome
• Esprit de synthèse
• Sens des relations humaines
• Faire preuve de discrétion
• Capacité d’adaptation
• Réactivité