Assistant(e) Direction - CDI _ Nantes F/H

Nantes-M; Nantes; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Nantes-M recrute un Assistant de direction sous la responsabilité de la Directrice pour assurer l’organisation et le suivi administratif des activités et coordonner les actions de la direction.

Il/elle joue un rôle d’interface avec les collaborateurs et facilite la communication avec les services et partenaires. Vous contribuerez à la gestion des plannings, des réunions et des tableaux de bord, et assurerez le suivi des dossiers RH et Budget.

Responsabilités

• Gère les plannings et agendas de la direction.
• Participe aux réunions et réalise les comptes rendus.
• Édite les tableaux de bord et assure leur diffusion.
• Suit le budget alloué et les marchés de la direction.
• Gère le courrier et la GED (classement).
• Organise les évènements et recherche des lieux externes pour les évènements.
• Gère les fournitures de la direction.
• Contrôle et valide les documents justificatifs des absences.
• Assure le suivi administratif des entretiens professionnels et déclare les accidents du travail.
• Transmet les informations sur les conditions d’emploi des collaborateurs.
• Suivi opérationnel de certains dossiers à la demande de la Directrice.
• Coordination des activités des assistantes: réunions et organisation.

Description du poste

Sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant(e) de direction assure l’organisation et le suivi administratif des activités et coordonne les actions de la direction.

Il/elle assure un rôle d’interface auprès des collaborateurs de sa direction et et facilite la communication avec les services et partenaires.

Activités principales

Gestion administrative de la direction

• Gère les plannings et agendas de la direction.
• Participe aux réunions de direction et de service et réalise les comptes rendus.
• Edite les tableaux de bord de la direction et assure leur diffusion, procède à l'extraction de donnée.
• Suit le budget alloué à la direction et les marchés concernant la direction (réalisation de bons de commande).

Gestion logistique de la direction

• Gère l'arrivée et le départ du courrier de la direction, assure le classement du courrier (administration de la GED).
• Gère, d’un point de vue logistique, les évènements dont l’organisation est confiée à la direction. Assure la recherche de lieux externes pour l'accueil des évènements de la direction
• Gère les fournitures de la direction.

Ressources Humaines

• Contrôle et valide les documents justificatifs des absences exceptionnelles.
• Assure le suivi administratif des entretiens professionnels.
• Assure la déclaration des accidents de travail.
• Transmet les informations courantes sur les conditions d'emploiaux collaborateurs de la direction.

Gestion opérationnelle de dossiers

• Assure, à la demande de la Directrice, le suivi opérationnel de certains dossiers.

Coordination des activités des assistantes de la direction

• Participe aux réunions de coordination avec l'assistante de DGA.
• Organise et régule son activité avec les assistantes.
• Assure la continuité de service de l'ensemble des assistantes de la DGA.
• Assure la continuité de service en l’absence de l’assistante de DGA (courriers, appels, urgences).
• Assure la qualité des documents produits au sein de la direction (respect de la charte graphique et qualité de rédaction).

Activités spécifiques

• Fait circuler l'information auprès des personnels de la direction.

Il/Elle pourra être amené (e) à réaliser toutes les missions demandées par sa hiérarchie entrant dans le champ des compétences du métier.