Secrétaire de direction*DSNA/DIR/CAB (H/F)

Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac); Paris; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac) recherche une assistante du directeur pour assurer le secrétariat du cabinet et l'administration du service. Vous organiserez les agendas, réunions et déplacements, gérerez le courrier et consoliderez les dossiers nécessaires à la prise de décision.

Le poste nécessite rigueur, discrétion et sens de l'initiative, avec maîtrise des outils bureautiques et de l'anglais.

Qualifications

• Maîtriser les techniques de secrétariat et la gestion documentaire.
• Connaître le contexte organisationnel et humain de DGAC.
• Savoir utiliser les outils bureautiques et les moyens de communication modernes.
• Faire preuve de rigueur, discrétion et anticipation.

Responsibilities

• Gérer le planning: organiser agendas, réunions et déplacements.
• Préparer et organiser les déplacements (transport, hôtel).
• Gérer et diffuser l'information et les dossiers du directeur.
• Assurer l'accueil, l'orientation et le support logistique des réunions.

Skills

Maîtrise secrétariat

Réseau professionnel

Anglais

Gestion de l'information

Organisation et méthode

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Access

Intranet / Internet

Job description

Activités:

• Gestion du planning:
• organise les agendas, les réunions et les rendez-vous,
• prépare et organise les déplacements (transport, hôtel) .
• Organisation des réunions
• gestion des moyens:
• rassemble les informations et les documents utiles à la consultation de dossiers spécifiques pour participation du directeur à diverses réunions ou missions,
• organise la logistique des réunions, séminaires, conférences, téléconférences (convocations ou invitations, réservations de salles de conférence, restauration, etc) .
• Gestion du courrier:
• gère les informations écrites à l'arrivée et au départ: gestion informatisée du courrier, messagerie,
• saisit, met en forme et édite divers documents pour le directeur,
• rédige et saisit certains courriers de diffusion courante (lettres, notes, courriels, bordereaux d'envoi) en français (voir en anglais) , gère les envois des courriers classifiés de la DSEC.
• Mission de communication
• diffusion de l'information:
• filtre et oriente les appels téléphoniques,
• accueille, informe et oriente les visiteurs externes et les personnels de la direction,
• diffuse les informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du service.
• Classement
• archivage
• gestion de l'intendance de l'unité:
• assure la diffusion, le classement et l'archivage de l'ensemble des documents administratifs et participe à leur mise à jour,
• gère l'intendance de l'unité (documentation générale, matériels, fournitures de bureau) et veille à son réapprovisionnement.
• Parc informatique:
• accompagner le chargé de mission SIGP, rattaché au cabinet du directeur, concernant les besoins de matériels informatique de la DSNA/EC.
• Gestion du parc auto de la DSNA à Farman:
• valide les réservations, remise des clés, contrôle des véhicules au retour, remise des cartes de parkings aéroports

Autres activités en appui du cabinet

• gère les listes de diffusion et des organigrammes
• organise les séminaires de directions
• contribue aux actions de communication,
• participe aux activités de chancellerie (attribution des diverses médailles)
• contribue au dispositif d?accueil de nouveaux arrivants

Le secrétariat de direction peut assurer des tâches mutualisées de secrétariat avec le secrétariat de la DSR (notamment intérims, périodes de congés) .

Profil recherché

Profil

• Qualification:
• maitriser les techniques de secrétariat,
• connaitre le contexte organisationnel et humain de la DGAC,
• travailler en réseau,
• connaitre l'environnement bureautique et informatique, savoir en exploiter les outils (word, excel, power-point, access, lotus, intranet, internet) ,
• savoir gérer et diffuser l'information,
• savoir gérer un système de classement et d'archivage,
• savoir utiliser les outils de communication modernes (visio, …)
• sens des relations humaines,
• sens de l'organisation et de la méthode,
• faire preuve de rigueur, de discrétion, d'anticipation et de réactivité,
• savoir prendre des initiatives,
• pratiquer l'anglais,
• faire preuve de diplomatie,
• être autonome,
• demander l?habilitation SECRET.

Présentation de Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac)

Assistante du directeur des services de la navigation aérienne et des membres de son cabinet.
Le secrétariat de direction est composé de 2 agents.
La mission consiste à assister le directeur des services de la navigation aérienne, le directeur de cabinet et son adjoint, le directeur de la DSEC (direction de la sécurité) et le chef de la mission environnement