Assistant(e) Direction - CDI _ Nantes F/H

Nantes Métropole Habitat; Nantes; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

Nantes Métropole Habitat recherche un(e) Assistant(e) de direction pour assurer l’organisation et le suivi administratif des activités de la direction. Il/elle agit comme interface auprès des collaborateurs et facilite la communication avec les services et partenaires.

Parmi les missions : gestion des plannings, rédaction de comptes rendus, suivi du budget, gestion des courriers et organisation d’événements, tout en veillant à la qualité des documents et à la conformité des procédures internes.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et secrétariat indispensable.
• Aptitude à coordonner des activités et à favoriser la communication inter-services.
• Maîtrise des outils bureautiques et gestion documentaire.

Responsibilities

• Gérer les plannings et agendas et suivre les activités de la direction.
• Réaliser les comptes rendus des réunions et diffuser l’information.
• Éditer les tableaux de bord et assurer leur diffusion.
• Suivre le budget et les marchés liés à la direction (bons de commande).
• Gérer le courrier et l’archivage électronique (GED).
• Organiser des événements et trouver des lieux externes.
• Assurer le suivi administratif des entretiens et des documents RH.
• Veiller à la qualité des documents et au respect de la charte graphique.

Skills

Organisation

Planification

Communication

Coordination

Gestion administrative

Tools

GED

Job description

Sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant(e) de direction assure l’organisation et le suivi administratif des activités et coordonne les actions de la direction.

Il/elle assure un rôle d’interface auprès des collaborateurs de sa direction et et facilite la communication avec les services et partenaires.

Activités principales

Gestion administrative de la direction

• Gère les plannings et agendas de la direction.
• Participe aux réunions de direction et de service et réalise les comptes rendus.
• Edite les tableaux de bord de la direction et assure leur diffusion, procède à l'extraction de donnée.
• Suit le budget alloué à la direction et les marchés concernant la direction (réalisation de bons de commande).

Gestion logistique de la direction

• Gère l'arrivée et le départ du courrier de la direction, assure le classement du courrier (administration de la GED).
• Gère, d’un point de vue logistique, les évènements dont l’organisation est confiée à la direction. Assure la recherche de lieux externes pour l'accueil des évènements de la direction
• Gère les fournitures de la direction.

Ressources Humaines

• Contrôle et valide les documents justificatifs des absences exceptionnelles.
• Assure le suivi administratif des entretiens professionnels.
• Assure la déclaration des accidents de travail.
• Transmet les informations courantes sur les conditions d'emploiaux collaborateurs de la direction.

Gestion opérationnelle de dossiers

• Assure, à la demande de la Directrice, le suivi opérationnel de certains dossiers.

Coordination des activités des assistantes de la direction

• Participe aux réunions de coordination avec l'assistante de DGA.
• Organise et régule son activité avec les assistantes.
• Assure la continuité de service de l'ensemble des assistantes de la DGA.
• Assure la continuité de service en l’absence de l’assistante de DGA (courriers, appels, urgences).
• Assure la qualité des documents produits au sein de la direction (respect de la charte graphique et qualité de rédaction).

Activités spécifiques

• Fait circuler l'information auprès des personnels de la direction.

Il/Elle pourra être amené (e) à réaliser toutes les missions demandées par sa hiérarchie entrant dans le champ des compétences du métier.