Assistant(e) de Direction - Secrétariat Général & Partenaires

Rectorat de Montpellier; Occitanie; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

Rectorat de Montpellier recherche un(e) assistant(e) de direction pour le secrétariat général et le cabinet. Vous assurez l’accueil, la gestion du courrier et des appels, la tenue des agendas, la rédaction de courriers et comptes rendus, et vous participez à la gestion de crise en lien avec les partenaires et les établissements.

Vous assurerez également le suivi RH des personnels administratifs et le pilotage des dossiers (formations, absences, mobilité, retraites) et le suivi des recrutements

Responsibilities

• Assistance administrative sous l’autorité de la secrétaire générale: Accueil physique et téléphonique.
• Gestion de la boîte mel du secrétariat de direction.
• Gestion du courrier.
• Gestion de l’agenda de la secrétaire générale et organisation administrative: réunions, réservation de salles, invitation des participants.
• Rédaction de courrier et comptes-rendus.
• Participation à la gestion de crise: informations auprès des partenaires, prévention et alerte.
• Mise à jour des documents d’informations.
• Gestion administrative des personnels (AA, SAENES, ADJAENES, contractuels).
• Suivi RH des personnels et dossiers (aptitude, mobilité, absences, formation, retraite, CPF).
• Suivi du vivier et des recrutements des contractuels, temps de travail des personnels, et veille des situations scolaires.

Skills

Gestion administrative

Gestion des agendas

Rédaction de courrier

Interface avec partenaires

Job description

Rectorat de Montpellier recherche un(e) assistant(e) de direction pour le secrétariat général et le cabinet. Vous assurez l’accueil, la gestion du courrier et des appels, la tenue des agendas, la rédaction de courriers et comptes rendus, et vous participez à la gestion de crise en lien avec les partenaires et les établissements.

Vous assurerez également le suivi RH des personnels administratifs et le pilotage des dossiers (formations, absences, mobilité, retraites) et le suivi des recrutements