Assistant/e de la cheffe de service

ministere-de-la-culture; Nancy; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

Le Ministère de la Culture recherche un/une assistant/e de la cheffe de l'UDAP pour assurer le secrétariat de la cheffe de service et coordonner les activités du bureau.

Vous organiserez l'agenda, assurerez le lien avec les partenaires, y compris la Préfecture, et soutiendrez les enjeux RH. Vous préparerez les commissions et gérerez les aspects logistiques, l'accueil, le courrier, les achats et l'archivage.

Responsibilities

• Gérer l'agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service de l'UDAP.
• Assurer le lien avec les partenaires, notamment la Préfecture.
• Souffrir les enjeux ressources humaines : suivi des congés, candidatures stagiaires, etc.
• Préparer les commissions (CDNPS) et assurer la logistique du service.
• Accueillir les rendez-vous et diriger les demandes vers les techniciens.
• Gérer le courrier et la messagerie électronique du service.
• Administrer les achats, les stocks et les contrats du service.
• Gérer la bibliothèque et suivre la base de données.
• Réaliser la revue de presse quotidienne et être référente communication avec la DRAC.
• Répartir les dossiers simplifiés et assurer l'archivage en lien avec les archives départementales.
• Être suppléante de la référente Guichet unique UDAP dossiers MH et corresponsable Annuaire du Ministère.

Job description

Vos missions en quelques mots

Missions : Les missions de l'assistant/e de la cheffe de l'UDAP sont les suivantes :

Au niveau du secrétariat de la cheffe de l'UDAP :

• organiser l’agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service
• garantir le lien avec tous les partenaires concernés notamment la Préfecture
• assister la cheffe de service dans les enjeux ressources humaines : suivi des congés, candidatures stagiaires...
• préparer certaines commissions comme les commissions départementales de la nature, des paysages et des sites (CDNPS)

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Au niveau du service :

• accueillir physiquement les rendez-vous programmés ou les demandes de renseignements sans rendez-vous
• accueillir téléphoniquement et proposer des premières solutions techniques simples et / ou orienter vers un technicien
• assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• gérer la messagerie électronique fonctionnelle du service
• assurer la logistique du service : gestion des achats, stocks et contrats
• assurer la gestion de la bibliothèque : suivi de la base de données
• assurer la revue de presse quotidienne
• être la référente " Communication " entre l'UDAP et la DRAC
• être la référente pour la répartition des dossiers " démarches simplifiées " : assurer la répartition des dossiers entrant au service et dispatch vers les collègues concernés des dossiers " démarches simplifiées "
• être la référente archivage pour le service, en lien avec le réseau " gestionnaires et responsables des archives " (groupe de travail), assurer la gestion administrative des archives : mise en oeuvre du plan de gestion des archives avec les archives départementales
• Suppléante de la référente " Guichet unique UDAP dossiers MH "
• Correspondante " Annuaire du Ministère "